7 kritische Fehler beim Onboarding

Gastblogbeitrag von Christopher Funk, Geschäftsführer von XENAGOS

Der neue Mitarbeiter wird Montag zum ersten Mal im Hause sein. Für Sie als Chef und auch für den neuen Kollegen ist es ein wichtiger Tag. Er wird überlegen, ob die Entscheidung, in Ihrer Firma anzufangen, die richtige war. Sie stellen sich ähnliche Fragen und hoffen, dass er für Ihr Unternehmen den gewünschten Mehrwert bringt.

Christopher Funk - 7 kritische Fehler beim Onboarding

Obwohl die meisten Unternehmer um die Bedeutung der ersten Arbeitstage wissen, sieht die Praxis ernüchternd aus. Der Neue steht vor der Tür und von freudiger Erwartung ist nicht viel zu spüren.

Wieso überhaupt onboarden?

Ihr Unternehmen hat bereits viel Kraft, Zeit und Geld in die Suche nach neuen Mitarbeitern gesteckt. Lehnen Sie sich ab dem Moment der Vertragsunterschrift nicht zurück! Die Phase danach ist noch viel wichtiger als das Recruiting. Denn ob der neue Kollege wirklich ins Team passt, sich einbringt und fachlich performen kann, entscheidet sich in den ersten Monaten. Auch der Mitarbeiter wird innerhalb der Onboarding-Phase erkennen, ob sich seine Erwartungen an Ihre Firma erfüllen.

Nachweislich ist die Absprungrate in den ersten 45 Tagen am höchsten: Einer von fünf neuen Mitarbeitern verlässt das Unternehmen. Acht von zehn Mitarbeitern erleben innerhalb der ersten sechs Monate eine “innere Kündigung”.

Ein Report der Aberdeen Group zeigte auf, dass Unternehmen, die richtig onboarden, eine 66% höhere Erfolgsquote bei der Integration von Mitarbeitern hatten. 62% konnten auch die Time-to-Productivity verbessern. Das Mitarbeiter-Engagement konnte um 52% gesteigert werden. Trotz der offensichtlichen Vorteile von Onboarding-Programmen machen Personalverantwortliche noch zahlreiche Fehler. Lesen Sie nachfolgend von den sieben kritischsten Fehlern, die wir als Headhunter immer wieder erleben.

1. Wirtschaftlicher Schaden unterschätzt

Ein grundlegender Irrtum ist die Verwechslung von Onboarding mit Einarbeitung. Beim Onboarding geht es nicht nur um die Einarbeitung, sondern um die effiziente Eingliederung des neuen Kollegen in die Unternehmenskultur. Ziel des Onboardings ist es, möglichst schnell die Einstellungsentscheidung auf beiden Seiten zu bestätigen.

Wenn ein gerade eingestellter Mitarbeiter geht, entsteht ein hoher wirtschaftlicher Schaden. Kosten entstehen vor allem wegen der bereits entstandenen Recruiting-Finanzierung:

neue Personalbedarfsplanung
Anpassung und Erstellung des Anforderungsprofils
Werbekosten
Screening der Bewerber
Vorstellungsgespräche
Reisekostenerstattung
Zeitaufwand in der Personal- und der Fachabteilung

Aber auch Lost Opportunities fallen als Unkosten ins Gewicht:

Projekte, die abgebrochen werden
Zeit ohne den Mitarbeiter und seine Leistung
falsche oder mangelnde Kundenbetreuung

Bei Recruiting-Kosten rechnet man mit zwei Monatsgehältern. Ein mittelständisches Unternehmen, das einen Mitarbeiter mit 4.000 € Bruttogehalt verliert, muss demnach mit 8.000 € Verlust rechnen. Der indirekte Schaden durch die genannten Lost Opportunities beläuft bei ca. 80.000 €. Fallen Führungskräfte aus, kann mit 800.000 € gerechnet werden.

Um diesen wirtschaftlichen Schaden zu vermeiden, ist ein sorgfältiges Onboarding notwendig. In einer Studie fand die Wynhurt Group heraus, dass ein Mitarbeiter mit einer 58% höheren Wahrscheinlichkeit drei Jahre für dasselbe Unternehmen tätig sein wird, wenn er ein gutes Onboarding erlebt hat.

Ein Onboarding-Programm verringert den Kostenaufwand, indem es die Absprungrate reduziert. Zu Beginn des Onboardings werden Sie allerdings mehr Zeit und Geld in den neuen Angestellten investieren, als er an Leistung bringt. Behalten Sie als Ziel im Auge, dass der neue Mitarbeiter am Ende der Onboarding-Phase mehr Output bringen sollte, als er Sie kostet.

2. Schweigen nach Vertragsunterschrift

Der erste Tag ist für jeden neuen Mitarbeiter ein hoch emotionales Ereignis. Wir alle wissen vielleicht nicht mehr, was wir an unseren ersten Arbeitstagen genau gemacht haben. Aber wir können uns noch genau daran erinnern, wie wir uns gefühlt haben. Es geht darum, Kopf und Bauch des neuen Kollegen zu gewinnen und einen positiven Eindruck zu schaffen.

Ein weiteres Ergebnis der bereits erwähnten Umfrage der Aberdeen Group ist, dass 83% der Organisationen mit der besten Performance, ihr Onboarding-Programm bereits vor dem ersten Tag beginnen. Auch wenn der neue Kollege erst in ein paar Wochen anfängt, gehört er schon zum Team dazu. Deswegen sollten Sie, anders als vermutet, das Onboarding spätestens ab der Vertragsunterzeichnung beginnen. Die Zeit vor dem ersten Arbeitstag wird auch als “Pre-Onboarding” bezeichnet. Schweigen in dieser Übergangszeit ist ein schwerwiegender Fehler, den viele Personaler und Abteilungsleiter begehen. Es führt dazu, dass sich der frisch eingestellte Kollege vom Unternehmen distanziert. Das birgt das Risiko, dass den neuen Mitarbeiter ein Counter Offer erreicht und er sich für ein anderes Unternehmen entscheidet. Überbrücken Sie also die Wartezeit, führen Sie den Neuankömmling schon vor Beginn in Ihr Unternehmen ein und bauen Sie eine Bindung zu ihm oder ihr auf:

Stellen Sie Informationsmaterialien zur Verfügung.
Bitten Sie den Mitarbeiter zu Trainings.
Laden Sie den neuen Kollegen zu Feiern ein.
Nehmen Sie ihn zu Messebesuchen mit.

Unterschätzen Sie den Onboarding-Prozess nicht! Insbesondere das Onboarding von Sales-Mitarbeitern, auf das sich Xenagos spezialisiert hat, ist ähnlich aufwendig wie die eigentliche Rekrutierung. Führen Sie sich vor Augen, dass Sie von Ihrem neuen Mitarbeiter Top Leistung erwarten. Also müssen auch Sie als Arbeitgeber gute Leistung bringen. Erfüllen Sie das Versprechen für ein gutes Onboarding nicht, kann sich als Konsequenz schnell ein schlechter Eindruck bei Ihrem neuen Kollegen niederschlagen.

3. Mangelnde Vorbereitung und Organisation

Oft besteht kein genauer Ablaufplan für die Eingliederung des neuen Mitarbeiters. Größere Zeitfenster, in denen der neue Mitarbeiter nicht weiß, was er tun soll, führen bei ihm zur Annahme, dass das Unternehmen unorganisiert ist. Um diesen Fehler zu umgehen lohnt es sich, eine Aufgabenliste zu erstellen und diese gemeinsam zu verfolgen. Kampfpiloten arbeiten mit Checklisten, denn in ihrem Job kann eine vergessene Aktion sofort tödliche Folgen haben. Checklisten verhindern das Vergessen und sichern so eine professionelle Organisation. Laden Sie hier die Onboarding-Checkliste von Xenagos herunter.

Stellen Sie sicher, dass die Ankunft des neuen Mitarbeiters logistisch einwandfrei vorbereitet ist. Prüfen Sie, dass er einen fertigen Arbeitsplatz hat, inkl. funktionierendem PC, Anschluss an Drucker, einen Login ins CRM, Lizenzen u.ä. Organisieren Sie, wenn nötig, ein Firmenhandy und einen Firmenwagen.

Mit einem Willkommenspaket sind Sie am ersten Arbeitstag bestens vorbereitet und helfen dem neuen Angestellten, sich schneller und effektiver zurecht zu finden. Inhalte des Pakets können sein:

Stellenbeschreibung
Plan für die erste Woche
Unterlagen zur Firma
Vorstellung der wichtigsten Kollegen mit Lebenslauf inkl. Telefonnummern und Fotos
Schlüssel
Visitenkarten
Mitarbeiterausweis
Kantinenkarte
Plan für Parkplatz

Die in diesem Paket enthaltenen Informationen sind sogenannte “canned information”. Sie müssen diese Materialien demnach nicht jedes Mal neu zusammenstellen, sondern bereiten Sie ein Mal provisorisch vor.

4. Einseitige Vorstellung des Unternehmens

Ein Onboarding, das nur seitens einer Abteilung oder eines Managers verläuft, führt in den meisten Fällen zu einer einseitigen Wahrnehmung des Unternehmens – ein Fehler! Beteiligen Sie daher mehrere Abteilungen und Stakeholder am Prozess! So gewinnt der neue Mitarbeiter einen besseren Überblick über die Zuständigkeiten der einzelnen Departments.

Mithilfe einer Checkliste klären Sie nicht nur die notwendigen Aufgaben, sondern auch wer für die einzelnen Steps verantwortlich ist. Legen Sie vorher fest, wer in Ihrem Team welche Rolle bei der Einweisung des neuen Kollegen im Onboarding-Prozess übernimmt. Beachten Sie dabei, dass sowohl die wichtigsten Kollegen, Vorgesetzten und auch der Chef einen Part übernehmen. Einen besonders guten und bleibenden Eindruck macht es, wenn sich der Niederlassungsleiter am ersten Arbeitstag 30 bis 60 Minuten Zeit nimmt. In einem ruhigen Gespräch kann er den neuen Mitarbeiter begrüßen und die Grundwerte des Unternehmens vorstellen. Interessante Fragestellungen sind:

Warum gibt es dieses Unternehmen?
Warum sind wir für unsere Kunden wichtig?
Wo wollen wir hin?
Warum brauchen wir Sie als neuen Mitarbeiter, um unsere Visionen zu erreichen?

Achten Sie darauf, jedes Onboarding individuell zu gestalten. Passen Sie den Prozess in den einzelnen Abteilungen mit Schnittstellen zum neuen Kollegen an. Ein Verkäufer vom direkten Wettbewerb muss beispielsweise ganz anders aufgenommen werden, als ein Branchen- oder gar Fachfremder. Gerade für den Vertrieb sind irrelevante Informationen eher schädlich, denn sie lenken vom eigentlichen Verkaufen ab. Fachliches und vertriebliches Onboarding müssen eng verzahnt sein und einen klaren Fokus haben.

5. Unklare Ziele und Erwartungen

Wenige beschäftigen sich mit dem Management von Erwartungshaltungen. Dabei ist dieser Punkt einer der bedeutendsten bei neuen Mitarbeitern. Wenn Sie im Personalwesen tätig sind, kennen Sie vermutlich den Employee-Life-Cycle (ELC).

Dieser Kreislauf visualisiert die einzelnen Phasen eines Mitarbeiters im Unternehmen. Onboarding gehört zu den ersten Schritten auf der Candidate Journey des ELC. Erst nach einer systematischen und effizienten Integration kann sich der neue Angestellte gut entwickeln. Das Onboarding fungiert zudem als Grundlage dazu, den Mitarbeiter langfristig zu halten.

Dafür ist es fundamental, die Erwartungen beider Seiten zu klären. Vermitteln Sie, was Sie vom neuen Kollegen erwarten und vor allem, wie er es erreichen kann. Ein Plan mit Milestones und Timings, um die Erwartungen zu erfüllen, ermöglicht eine genaue Verfolgung der Entwicklung und befähigt in kritischen Situationen schneller einzuschreiten.

Wie alle Projekte ist auch Onboarding ohne klare Ziele nichts wert. Diese Ziele muss die Führungskraft vor dem ersten Arbeitstag festlegen. Wir empfehlen 45 Tage-Ziele zu definieren, denn dann bleibt noch Zeit, Korrekturen vorzunehmen – nach fünf Monaten ist das nicht mehr möglich. Setzen Sie sich mit Ihrem neuen Kollegen zusammen und halten Sie fest, was er

getan
gelernt
und erreicht hat.

6. Fehlendes Feedback

Feedback frühzeitig einholen und es auch geben ist ein wichtiger Bestandteil eines guten Onboarding-Programms. Ein kommunikativer Austausch über Erwartungen, Probleme, aber auch positive Erkenntnisse geben einen guten Überblick. Das ist die Gelegenheit, sich einen frischen und unbefangenen Eindruck vermitteln zu lassen. Sie werden überrascht sein, wie viele Informationen und Aha-Momente dabei entstehen. Ein Onboarding ist nicht nur für den neuen Mitarbeiter ein gewinnbringendes Vorhaben!

Beginnen Sie in der ersten Arbeitswoche mit einem täglichen Abschlussgespräch. Erkundigen Sie sich…

welche Fragen offen sind,
welche Schwierigkeiten es gegeben hat,
was der neue Mitarbeiter erreicht hat
und welche neuen Ideen er entwickelt.

Versuchen Sie rechtzeitig zu erkennen, ob er über- oder unterfordert ist. Sie erfahren in gemeinsamen Gesprächen auch, wo Defizite beim Mitarbeiter sind. Das ist für Sie eine Angriffsstelle, um Weiterbildungen, Trainings oder Schulungen für ihn zu planen.

In vielen Unternehmen endet das Onboarding nach nur zwei Wochen und irgendwann gegen Ende der Probezeit wird zaghaft gefragt, ob es weitergehen soll. Wer als Führungskraft in dem Moment kalt erwischt wird – der macht seinen Job nicht richtig und das Onboarding ist gescheitert. Wenn es richtig läuft, sind Sie als Führungskraft zu jedem Zeitpunkt über die Entwicklung des neuen Mitarbeiters informiert und somit auch entscheidungsfähig.

7. Nach fehlendem Onboarding entscheidungsunfähig

Das grundlegende Ziel von Onboarding ist es, Gewissheit über die Einstellungsentscheidung zu bekommen. Möglicherweise erhalten Sie in den ersten Wochen Signale, dass der neue Kollege doch nicht der Richtige ist. Er erreicht auch nach 45 Tagen nicht die mit Ihnen vereinbarten Lernziele, Schlagzahlen oder Ergebnisse. Unterdessen haben Sie Schwachstellen erkannt und versucht auf sie einzuwirken. Scheitern dann auch Ihre Korrekturversuche, ist der Zeitpunkt gekommen, die Sache zu beenden. Die Entscheidung sollten Sie stets auch zum Wohle Ihres neuen Mitarbeiters treffen, der in diesem Job nie glücklich und erfolgreich werden kann.

Mit einer solchen Entscheidung gestehen Sie als Führungskraft einen Fehler ein: Das ist unangenehm, mit viel Arbeit und hohen Kosten verbunden. Daher werden diese Entscheidungen oft zu spät oder gar nicht getroffen – der größte Fehler. Ein durchdachtes Onboarding-Programm erleichtert die Zusammenarbeit und macht Sie zu jedem Zeitpunkt entscheidungsfähig. Zudem ist der Prozess, den der neue Mitarbeiter und sein Team durchlaufen, stets transparent und nachvollziehbar.

Brauchen Sie Unterstützung beim Onboarding Ihrer neuen Mitarbeiter oder Führungskräfte im Vertrieb? Kontaktieren Sie mich gerne! Neben einer praktischen Checkliste, erhalten Sie eine individuelle Beratung.

Christopher Funk

Unternehmer & „Headhunter of the Year“

www.vertiebsfunk.de
www.xenagos.de

Christopher Funk zählt zu den Pionieren im E-Recruiting und ist einer der erfahrensten Karriereberater für Vertriebsspezialisten und -manager.
Nach dem Studium der Betriebswirtschaft und einigen Jahren in der Forschung konnte er bei jobpilot (heute Monster) erleben und -mitgestalten, wie das Internet den Rekrutierungs- und Stellenmarkt radikal veränderte.
Als Verantwortlicher für Produkte und Website baute er mit seinem Team die meistprämierte Rekrutierungs-Website Europas auf. Als Country Manager war er dann für Vertrieb und das deutsche Geschäft zuständig.

Anfang 2005 gründete der heute 52-jährige gemeinsam mit Guido Huberti (vorher Managing Consultant bei Korn/Ferry International) die auf Vertrieb spezialisierte Personalberatung Xenagos.

Xenagos besetzt für über 800 Kunden branchenübergreifend mehr als 1.000 Vertriebsspezialisten über alle Hierarchieebenen. Mit mehr als 40 Mitarbeitern agiert das Unternehmen international und ist mit Büros in Frankfurt am Main und Linz in Österreich vertreten. Xenagos wurde bereits mehrfach ausgezeichnet: So ist die Company „Headhunter of the Year“ und hat als Top-Arbeitgeber im Mittelstand (Focus Business) unter 1.500 Unternehmen aktuell Platz 42 erreicht.

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Autor, Berater und Keynote Speaker

Mag. Roman Kmenta - Keynote Speaker, Autor, Trainer und Berater

Mag. Roman Kmenta ist als Keynote Speaker und Redner international tätig. Er berät Unternehmen und Unternehmer zu den Themen Verkaufs- und Marketingstrategien für höhere Preise, Honorare und Deckungsbeiträge.