7 kritische Fehler beim Onboarding

Der erste Tag ist für jeden neuen Mitarbeiter ein hoch emotionales Ereignis. Wir alle wissen vielleicht nicht mehr, was wir an unseren ersten Arbeitstagen genau gemacht haben. Aber wir können uns noch genau daran erinnern, wie wir uns gefühlt haben. Es geht darum, Kopf und Bauch des neuen Kollegen zu gewinnen und einen positiven Eindruck zu schaffen.

Ein weiteres Ergebnis der bereits erwähnten Umfrage der Aberdeen Group ist, dass 83% der Organisationen mit der besten Performance, ihr Onboarding-Programm bereits vor dem ersten Tag beginnen. Auch wenn der neue Kollege erst in ein paar Wochen anfängt, gehört er schon zum Team dazu. Deswegen sollten Sie, anders als vermutet, das Onboarding spätestens ab der Vertragsunterzeichnung beginnen. Die Zeit vor dem ersten Arbeitstag wird auch als “Pre-Onboarding” bezeichnet. Schweigen in dieser Übergangszeit ist ein schwerwiegender Fehler, den viele Personaler und Abteilungsleiter begehen. Es führt dazu, dass sich der frisch eingestellte Kollege vom Unternehmen distanziert. Das birgt das Risiko, dass den neuen Mitarbeiter ein Counter Offer erreicht und er sich für ein anderes Unternehmen entscheidet. Überbrücken Sie also die Wartezeit, führen Sie den Neuankömmling schon vor Beginn in Ihr Unternehmen ein und bauen Sie eine Bindung zu ihm oder ihr auf:

• Stellen Sie Informationsmaterialien zur Verfügung.
• Bitten Sie den Mitarbeiter zu Trainings.
• Laden Sie den neuen Kollegen zu Feiern ein.
• Nehmen Sie ihn zu Messebesuchen mit.

Oft besteht kein genauer Ablaufplan für die Eingliederung des neuen Mitarbeiters. Größere Zeitfenster, in denen der neue Mitarbeiter nicht weiß, was er tun soll, führen bei ihm zur Annahme, dass das Unternehmen unorganisiert ist. Um diesen Fehler zu umgehen lohnt es sich, eine Aufgabenliste zu erstellen und diese gemeinsam zu verfolgen. Kampfpiloten arbeiten mit Checklisten, denn in ihrem Job kann eine vergessene Aktion sofort tödliche Folgen haben. Checklisten verhindern das Vergessen und sichern so eine professionelle Organisation. Laden Sie hier die Onboarding-Checkliste von Xenagos herunter.

Stellen Sie sicher, dass die Ankunft des neuen Mitarbeiters logistisch einwandfrei vorbereitet ist. Prüfen Sie, dass er einen fertigen Arbeitsplatz hat, inkl. funktionierendem PC, Anschluss an Drucker, einen Login ins CRM, Lizenzen u.ä. Organisieren Sie, wenn nötig, ein Firmenhandy und einen Firmenwagen.

Mit einem Willkommenspaket sind Sie am ersten Arbeitstag bestens vorbereitet und helfen dem neuen Angestellten, sich schneller und effektiver zurecht zu finden. Inhalte des Pakets können sein:

• Stellenbeschreibung
• Plan für die erste Woche
• Unterlagen zur Firma
• Vorstellung der wichtigsten Kollegen mit Lebenslauf inkl. Telefonnummern und Fotos
• Schlüssel
• Visitenkarten
• Mitarbeiterausweis
• Kantinenkarte
• Plan für Parkplatz

Ein Onboarding, das nur seitens einer Abteilung oder eines Managers verläuft, führt in den meisten Fällen zu einer einseitigen Wahrnehmung des Unternehmens – ein Fehler! Beteiligen Sie daher mehrere Abteilungen und Stakeholder am Prozess! So gewinnt der neue Mitarbeiter einen besseren Überblick über die Zuständigkeiten der einzelnen Departments.

Mithilfe einer Checkliste klären Sie nicht nur die notwendigen Aufgaben, sondern auch wer für die einzelnen Steps verantwortlich ist. Legen Sie vorher fest, wer in Ihrem Team welche Rolle bei der Einweisung des neuen Kollegen im Onboarding-Prozess übernimmt. Beachten Sie dabei, dass sowohl die wichtigsten Kollegen, Vorgesetzten und auch der Chef einen Part übernehmen.  Einen besonders guten und bleibenden Eindruck macht es, wenn sich der Niederlassungsleiter am ersten Arbeitstag 30 bis 60 Minuten Zeit nimmt. In einem ruhigen Gespräch kann er den neuen Mitarbeiter begrüßen und die Grundwerte des Unternehmens vorstellen. Interessante Fragestellungen sind:

1. Warum gibt es dieses Unternehmen?
2. Warum sind wir für unsere Kunden wichtig?
3. Wo wollen wir hin?
4. Warum brauchen wir Sie als neuen Mitarbeiter, um unsere Visionen zu erreichen?