7 kritische Fehler beim Onboarding
Gastblogbeitrag von Christopher Funk, GeschƤftsfĆ¼hrer von XENAGOS
Der neue Mitarbeiter wird Montag zum ersten Mal im Hause sein. FĆ¼r Sie als Chef und auch fĆ¼r den neuen Kollegen ist es ein wichtiger Tag. Er wird Ć¼berlegen, ob die Entscheidung, in Ihrer Firma anzufangen, die richtige war. Sie stellen sich Ƥhnliche Fragen und hoffen, dass er fĆ¼r Ihr Unternehmen den gewĆ¼nschten Mehrwert bringt.
Obwohl die meisten Unternehmer um die Bedeutung der ersten Arbeitstage wissen, sieht die Praxis ernĆ¼chternd aus. Der Neue steht vor der TĆ¼r und von freudiger Erwartung ist nicht viel zu spĆ¼ren.
Wieso Ć¼berhaupt onboarden?
Ihr Unternehmen hat bereits viel Kraft, Zeit und Geld in die Suche nach neuen Mitarbeitern gesteckt. Lehnen Sie sich ab dem Moment der Vertragsunterschrift nicht zurĆ¼ck! Die Phase danach ist noch viel wichtiger als das Recruiting. Denn ob der neue Kollege wirklich ins Team passt, sich einbringt und fachlich performen kann, entscheidet sich in den ersten Monaten. Auch der Mitarbeiter wird innerhalb der Onboarding-Phase erkennen, ob sich seine Erwartungen an Ihre Firma erfĆ¼llen.
Nachweislich ist die Absprungrate in den ersten 45 Tagen am hƶchsten: Einer von fĆ¼nf neuen Mitarbeitern verlƤsst das Unternehmen. Acht von zehn Mitarbeitern erleben innerhalb der ersten sechs Monate eine āinnere KĆ¼ndigungā.
Ein Report der Aberdeen Group zeigte auf, dass Unternehmen, die richtig onboarden, eine 66% hƶhere Erfolgsquote bei der Integration von Mitarbeitern hatten. 62% konnten auch die Time-to-Productivity verbessern. Das Mitarbeiter-Engagement konnte um 52% gesteigert werden. Trotz der offensichtlichen Vorteile von Onboarding-Programmen machen Personalverantwortliche noch zahlreiche Fehler. Lesen Sie nachfolgend von den sieben kritischsten Fehlern, die wir als Headhunter immer wieder erleben.
1. Wirtschaftlicher Schaden unterschƤtzt
Ein grundlegender Irrtum ist die Verwechslung von Onboarding mit Einarbeitung. Beim Onboarding geht es nicht nur um die Einarbeitung, sondern um die effiziente Eingliederung des neuen Kollegen in die Unternehmenskultur. Ziel des Onboardings ist es, mƶglichst schnell die Einstellungsentscheidung auf beiden Seiten zu bestƤtigen.
Wenn ein gerade eingestellter Mitarbeiter geht, entsteht ein hoher wirtschaftlicher Schaden. Kosten entstehen vor allem wegen der bereits entstandenen Recruiting-Finanzierung:
- neue Personalbedarfsplanung
- Anpassung und Erstellung des Anforderungsprofils
- Werbekosten
- Screening der Bewerber
- VorstellungsgesprƤche
- Reisekostenerstattung
- Zeitaufwand in der Personal- und der Fachabteilung
Aber auch Lost Opportunities fallen als Unkosten ins Gewicht:
- Projekte, die abgebrochen werden
- Zeit ohne den Mitarbeiter und seine Leistung
- falsche oder mangelnde Kundenbetreuung
Bei Recruiting-Kosten rechnet man mit zwei MonatsgehƤltern. Ein mittelstƤndisches Unternehmen, das einen Mitarbeiter mit 4.000 ā¬ Bruttogehalt verliert, muss demnach mit 8.000 ā¬ Verlust rechnen. Der indirekte Schaden durch die genannten Lost Opportunities belƤuft bei ca. 80.000 ā¬. Fallen FĆ¼hrungskrƤfte aus, kann mit 800.000 ā¬ gerechnet werden.
Um diesen wirtschaftlichen Schaden zu vermeiden, ist ein sorgfƤltiges Onboarding notwendig. In einer Studie fand die Wynhurt Group heraus, dass ein Mitarbeiter mit einer 58% hƶheren Wahrscheinlichkeit drei Jahre fĆ¼r dasselbe Unternehmen tƤtig sein wird, wenn er ein gutes Onboarding erlebt hat.
Ein Onboarding-Programm verringert den Kostenaufwand, indem es die Absprungrate reduziert. Zu Beginn des Onboardings werden Sie allerdings mehr Zeit und Geld in den neuen Angestellten investieren, als er an Leistung bringt. Behalten Sie als Ziel im Auge, dass der neue Mitarbeiter am Ende der Onboarding-Phase mehr Output bringen sollte, als er Sie kostet.
2. Schweigen nach Vertragsunterschrift
Der erste Tag ist fuĢr jeden neuen Mitarbeiter ein hoch emotionales Ereignis. Wir alle wissen vielleicht nicht mehr, was wir an unseren ersten Arbeitstagen genau gemacht haben. Aber wir kƶnnen uns noch genau daran erinnern, wie wir uns gefuĢhlt haben. Es geht darum, Kopf und Bauch des neuen Kollegen zu gewinnen und einen positiven Eindruck zu schaffen.
Ein weiteres Ergebnis der bereits erwƤhnten Umfrage der Aberdeen Group ist, dass 83% der Organisationen mit der besten Performance, ihr Onboarding-Programm bereits vor dem ersten Tag beginnen. Auch wenn der neue Kollege erst in ein paar Wochen anfƤngt, gehƶrt er schon zum Team dazu. Deswegen sollten Sie, anders als vermutet, das Onboarding spƤtestens ab der Vertragsunterzeichnung beginnen. Die Zeit vor dem ersten Arbeitstag wird auch als āPre-Onboardingā bezeichnet. Schweigen in dieser Ćbergangszeit ist ein schwerwiegender Fehler, den viele Personaler und Abteilungsleiter begehen. Es fĆ¼hrt dazu, dass sich der frisch eingestellte Kollege vom Unternehmen distanziert. Das birgt das Risiko, dass den neuen Mitarbeiter ein Counter Offer erreicht und er sich fĆ¼r ein anderes Unternehmen entscheidet. ĆberbrĆ¼cken Sie also die Wartezeit, fĆ¼hren Sie den Neuankƶmmling schon vor Beginn in Ihr Unternehmen ein und bauen Sie eine Bindung zu ihm oder ihr auf:
- Stellen Sie Informationsmaterialien zur VerfĆ¼gung.
- Bitten Sie den Mitarbeiter zu Trainings.
- Laden Sie den neuen Kollegen zu Feiern ein.
- Nehmen Sie ihn zu Messebesuchen mit.
UnterschƤtzen Sie den Onboarding-Prozess nicht! Insbesondere das Onboarding von Sales-Mitarbeitern, auf das sich Xenagos spezialisiert hat, ist Ƥhnlich aufwendig wie die eigentliche Rekrutierung. FĆ¼hren Sie sich vor Augen, dass Sie von Ihrem neuen Mitarbeiter Top Leistung erwarten. Also mĆ¼ssen auch Sie als Arbeitgeber gute Leistung bringen. ErfĆ¼llen Sie das Versprechen fĆ¼r ein gutes Onboarding nicht, kann sich als Konsequenz schnell ein schlechter Eindruck bei Ihrem neuen Kollegen niederschlagen.
3. Mangelnde Vorbereitung und Organisation
Oft besteht kein genauer Ablaufplan fĆ¼r die Eingliederung des neuen Mitarbeiters. GrƶĆere Zeitfenster, in denen der neue Mitarbeiter nicht weiĆ, was er tun soll, fuĢhren bei ihm zur Annahme, dass das Unternehmen unorganisiert ist. Um diesen Fehler zu umgehen lohnt es sich, eine Aufgabenliste zu erstellen und diese gemeinsam zu verfolgen. Kampfpiloten arbeiten mit Checklisten, denn in ihrem Job kann eine vergessene Aktion sofort tƶdliche Folgen haben. Checklisten verhindern das Vergessen und sichern so eine professionelle Organisation. Laden Sie hier die Onboarding-Checkliste von Xenagos herunter.
Stellen Sie sicher, dass die Ankunft des neuen Mitarbeiters logistisch einwandfrei vorbereitet ist. PrĆ¼fen Sie, dass er einen fertigen Arbeitsplatz hat, inkl. funktionierendem PC, Anschluss an Drucker, einen Login ins CRM, Lizenzen u.Ƥ. Organisieren Sie, wenn nƶtig, ein Firmenhandy und einen Firmenwagen.
Mit einem Willkommenspaket sind Sie am ersten Arbeitstag bestens vorbereitet und helfen dem neuen Angestellten, sich schneller und effektiver zurecht zu finden. Inhalte des Pakets kƶnnen sein:
- Stellenbeschreibung
- Plan fĆ¼r die erste Woche
- Unterlagen zur Firma
- Vorstellung der wichtigsten Kollegen mit Lebenslauf inkl. Telefonnummern und Fotos
- SchlĆ¼ssel
- Visitenkarten
- Mitarbeiterausweis
- Kantinenkarte
- Plan fĆ¼r Parkplatz
Die in diesem Paket enthaltenen Informationen sind sogenannte ācanned informationā. Sie mĆ¼ssen diese Materialien demnach nicht jedes Mal neu zusammenstellen, sondern bereiten Sie ein Mal provisorisch vor.
4. Einseitige Vorstellung des Unternehmens
Ein Onboarding, das nur seitens einer Abteilung oder eines Managers verlaĢuft, fuĢhrt in den meisten FaĢllen zu einer einseitigen Wahrnehmung des Unternehmens ā ein Fehler! Beteiligen Sie daher mehrere Abteilungen und Stakeholder am Prozess! So gewinnt der neue Mitarbeiter einen besseren UĢberblick uĢber die ZustaĢndigkeiten der einzelnen Departments.
Mithilfe einer Checkliste klƤren Sie nicht nur die notwendigen Aufgaben, sondern auch wer fĆ¼r die einzelnen Steps verantwortlich ist. Legen Sie vorher fest, wer in Ihrem Team welche Rolle bei der Einweisung des neuen Kollegen im Onboarding-Prozess Ć¼bernimmt. Beachten Sie dabei, dass sowohl die wichtigsten Kollegen, Vorgesetzten und auch der Chef einen Part Ć¼bernehmen. Einen besonders guten und bleibenden Eindruck macht es, wenn sich der Niederlassungsleiter am ersten Arbeitstag 30 bis 60 Minuten Zeit nimmt. In einem ruhigen GesprƤch kann er den neuen Mitarbeiter begrĆ¼Ćen und die Grundwerte des Unternehmens vorstellen. Interessante Fragestellungen sind:
- Warum gibt es dieses Unternehmen?
- Warum sind wir fĆ¼r unsere Kunden wichtig?
- Wo wollen wir hin?
- Warum brauchen wir Sie als neuen Mitarbeiter, um unsere Visionen zu erreichen?
Achten Sie darauf, jedes Onboarding individuell zu gestalten. Passen Sie den Prozess in den einzelnen Abteilungen mit Schnittstellen zum neuen Kollegen an. Ein VerkƤufer vom direkten Wettbewerb muss beispielsweise ganz anders aufgenommen werden, als ein Branchen- oder gar Fachfremder. Gerade fĆ¼r den Vertrieb sind irrelevante Informationen eher schƤdlich, denn sie lenken vom eigentlichen Verkaufen ab. Fachliches und vertriebliches Onboarding mĆ¼ssen eng verzahnt sein und einen klaren Fokus haben.
5. Unklare Ziele und Erwartungen
Achten Sie darauf, jedes Onboarding individuell zu gestalten. Passen Sie den Prozess in den einzelnen Abteilungen mit Schnittstellen zum neuen Kollegen an. Ein VerkƤufer vom direkten Wettbewerb muss beispielsweise ganz anders aufgenommen werden, als ein Branchen- oder gar Fachfremder. Gerade fĆ¼r den Vertrieb sind irrelevante Informationen eher schƤdlich, denn sie lenken vom eigentlichen Verkaufen ab. Fachliches und vertriebliches Onboarding mĆ¼ssen eng verzahnt sein und einen klaren Fokus haben.
Wenige beschƤftigen sich mit dem Management von Erwartungshaltungen. Dabei ist dieser Punkt einer der bedeutendsten bei neuen Mitarbeitern. Wenn Sie im Personalwesen tƤtig sind, kennen Sie vermutlich den Employee-Life-Cycle (ELC).
Dieser Kreislauf visualisiert die einzelnen Phasen eines Mitarbeiters im Unternehmen. Onboarding gehƶrt zu den ersten Schritten auf der Candidate Journey des ELC. Erst nach einer systematischen und effizienten Integration kann sich der neue Angestellte gut entwickeln. Das Onboarding fungiert zudem als Grundlage dazu, den Mitarbeiter langfristig zu halten.
DafĆ¼r ist es fundamental, die Erwartungen beider Seiten zu klƤren. Vermitteln Sie, was Sie vom neuen Kollegen erwarten und vor allem, wie er es erreichen kann. Ein Plan mit Milestones und Timings, um die Erwartungen zu erfĆ¼llen, ermƶglicht eine genaue Verfolgung der Entwicklung und befƤhigt in kritischen Situationen schneller einzuschreiten.
Wie alle Projekte ist auch Onboarding ohne klare Ziele nichts wert. Diese Ziele muss die FĆ¼hrungskraft vor dem ersten Arbeitstag festlegen. Wir empfehlen 45 Tage-Ziele zu definieren, denn dann bleibt noch Zeit, Korrekturen vorzunehmen ā nach fĆ¼nf Monaten ist das nicht mehr mƶglich. Setzen Sie sich mit Ihrem neuen Kollegen zusammen und halten Sie fest, was er
- getan
- gelernt
- und erreicht hat.
6. Fehlendes Feedback
Feedback frĆ¼hzeitig einholen und es auch geben ist ein wichtiger Bestandteil eines guten Onboarding-Programms. Ein kommunikativer Austausch Ć¼ber Erwartungen, Probleme, aber auch positive Erkenntnisse geben einen guten Ćberblick. Das ist die Gelegenheit, sich einen frischen und unbefangenen Eindruck vermitteln zu lassen. Sie werden Ć¼berrascht sein, wie viele Informationen und Aha-Momente dabei entstehen. Ein Onboarding ist nicht nur fĆ¼r den neuen Mitarbeiter ein gewinnbringendes Vorhaben!
Beginnen Sie in der ersten Arbeitswoche mit einem tƤglichen AbschlussgesprƤch. Erkundigen Sie sich…
- welche Fragen offen sind,
- welche Schwierigkeiten es gegeben hat,
- was der neue Mitarbeiter erreicht hat
- und welche neuen Ideen er entwickelt.
Versuchen Sie rechtzeitig zu erkennen, ob er Ć¼ber- oder unterfordert ist. Sie erfahren in gemeinsamen GesprƤchen auch, wo Defizite beim Mitarbeiter sind. Das ist fĆ¼r Sie eine Angriffsstelle, um Weiterbildungen, Trainings oder Schulungen fĆ¼r ihn zu planen.
In vielen Unternehmen endet das Onboarding nach nur zwei Wochen und irgendwann gegen Ende der Probezeit wird zaghaft gefragt, ob es weitergehen soll. Wer als FĆ¼hrungskraft in dem Moment kalt erwischt wird ā der macht seinen Job nicht richtig und das Onboarding ist gescheitert. Wenn es richtig lƤuft, sind Sie als FĆ¼hrungskraft zu jedem Zeitpunkt Ć¼ber die Entwicklung des neuen Mitarbeiters informiert und somit auch entscheidungsfƤhig.
7. Nach fehlendem Onboarding entscheidungsunfƤhig
Das grundlegende Ziel von Onboarding ist es, Gewissheit Ć¼ber die Einstellungsentscheidung zu bekommen. Mƶglicherweise erhalten Sie in den ersten Wochen Signale, dass der neue Kollege doch nicht der Richtige ist. Er erreicht auch nach 45 Tagen nicht die mit Ihnen vereinbarten Lernziele, Schlagzahlen oder Ergebnisse. Unterdessen haben Sie Schwachstellen erkannt und versucht auf sie einzuwirken. Scheitern dann auch Ihre Korrekturversuche, ist der Zeitpunkt gekommen, die Sache zu beenden. Die Entscheidung sollten Sie stets auch zum Wohle Ihres neuen Mitarbeiters treffen, der in diesem Job nie glĆ¼cklich und erfolgreich werden kann.
Mit einer solchen Entscheidung gestehen Sie als FĆ¼hrungskraft einen Fehler ein: Das ist unangenehm, mit viel Arbeit und hohen Kosten verbunden. Daher werden diese Entscheidungen oft zu spƤt oder gar nicht getroffen ā der grƶĆte Fehler. Ein durchdachtes Onboarding-Programm erleichtert die Zusammenarbeit und macht Sie zu jedem Zeitpunkt entscheidungsfƤhig. Zudem ist der Prozess, den der neue Mitarbeiter und sein Team durchlaufen, stets transparent und nachvollziehbar.
Brauchen Sie UnterstĆ¼tzung beim Onboarding Ihrer neuen Mitarbeiter oder FĆ¼hrungskrƤfte im Vertrieb? Kontaktieren Sie mich gerne! Neben einer praktischen Checkliste, erhalten Sie eine individuelle Beratung.
Christopher Funk
www.vertiebsfunk.de
www.xenagos.de
Christopher Funk zƤhlt zu den Pionieren im E-Recruiting und ist einer der erfahrensten Karriereberater fĆ¼r Vertriebsspezialisten und -manager.
Nach dem Studium der Betriebswirtschaft und einigen Jahren in der Forschung konnte er bei jobpilot (heute Monster) erleben und -mitgestalten, wie das Internet den Rekrutierungs- und Stellenmarkt radikal verƤnderte.
Als Verantwortlicher fĆ¼r Produkte und Website baute er mit seinem Team die meistprƤmierte Rekrutierungs-Website Europas auf. Als Country Manager war er dann fĆ¼r Vertrieb und das deutsche GeschƤft zustƤndig.
Anfang 2005 grĆ¼ndete der heute 52-jƤhrige gemeinsam mit Guido Huberti (vorher Managing Consultant bei Korn/Ferry International) die auf Vertrieb spezialisierte Personalberatung Xenagos.
Xenagos besetzt fĆ¼r Ć¼ber 800 Kunden branchenĆ¼bergreifend mehr als 1.000 Vertriebsspezialisten Ć¼ber alle Hierarchieebenen. Mit mehr als 40 Mitarbeitern agiert das Unternehmen international und ist mit BĆ¼ros in Frankfurt am Main und Linz in Ćsterreich vertreten. Xenagos wurde bereits mehrfach ausgezeichnet: So ist die Company āHeadhunter of the Yearā und hat als Top-Arbeitgeber im Mittelstand (Focus Business) unter 1.500 Unternehmen aktuell Platz 42 erreicht.
Autor, Berater und Keynote Speaker
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