Arbeitszeiterfassung – Tipps und Tricks zum Zeit sparen
Ein Gastbeitrag von Patrick Grom – Content Creator bei Crewmeister Magazins – Crewmeister Magazin
Patrick Grom
Patrick Grom leitet die Content Kreation des Crewmeister Magazins.
Das Crewmeister Magazin ist eine Online-Quelle für Geschäftsführer kleiner Unternehmen und gehört zur ATOSS Aloud GmbH, einem der führenden Anbieter von Personalsoftware für Kleinbetriebe in Deutschland.
In dieser Rolle schreibt Patrick Grom besonders viel Über Digitalisierung und Verwaltungsaufwand.
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Zeit ist bekanntlich Geld. Das gilt für jedes Unternehmen, vom Großkonzern bis zum Selbstständigen. Auch in der Arbeitszeiterfassung kann man in diesem Sinne Geld sparen. Deshalb stelle ich in meinem Gastbeitrag Tipps und Tricks vor, die dabei helfen wie man als Selbstständiger oder Kleinunternehmer Zeit bei der Arbeitszeiterfassung einspart. Zusätzlich gibt es am Ende ein kleines Rechenbeispiel, damit Sie sich einmal besser vorstellen können, wie viel Zeit und vor allem wie viel Geld man tatsächlich in der Praxis sparen kann.
Zettel und Stift haben ausgedient
Speziell im Handwerk, aber auch in vielen anderen Branchen ist es nach wie vor üblich, die Arbeitszeiten mit sogenannten Stundenzetteln zu erfassen. Dabei trägt man die Arbeitszeit in erwähnten Stundenzettel ein und überträgt sie im Anschluss in eine Excel-Tabelle. Erst dann kann man sie dem Steuerberater zuschicken.
All diese Schritte erledigen Sie als Kleinunternehmer meist selbst. Doch haben Sie nicht eigentlich besseres zu tun, als Ihre Arbeit am Ende des Tages mühsam mit Stift und Papier festzuhalten und diesen Zettel auch noch in Excel zu übertragen?
Während Sie beispielsweise am Abend nur eine halbe Stunde an Ihrem Computer sitzen und den Stundenzettel in Excel eintragen, hätten sie bereits Ihre Verkaufsstrategie für die morgige Verhandlung ausarbeiten können, um mehr Geld zu verdienen oder auch schlicht eine halbe Stunde früher Feierabend machen können. Durch das mühsame Eintragen haben Sie sich für keine der beiden Möglichkeiten entschieden.
Ganz zu schweigen von der Zeit, die es braucht um Stundenzettel von anderen Mitarbeitern einzusammeln, zu entziffern und ebenfalls in Ihre Excel-Tabelle einzutragen. Außerdem entstehen dadurch nicht selten Übertragungsfehler. Wenn es draußen beispielsweise geregnet hat und Sie einen ausgefüllten Stundenzettel bekommen, bei dem man die Hälfte schon nicht mehr erkennen kann, dann wissen Sie was ich damit meine.
Mit modernen Arbeitszeiterfassungen hat man dieses Problem nicht. Meist werden die Zeiten mit dem Handy, welches Sie sowieso täglich bei sich haben müssen erfasst und man muss die Zeit nicht einmal mehr in Excel übertragen. Dies geschieht automatisch. Für Ihre Mitarbeiter funktioniert dies genauso. Zuhause angekommen müssen Sie lediglich die gespeicherten Zeiten an Ihren Steuerberater weiterleiten. Dadurch kann man sich wieder mehr auf sein Kerngeschäft konzentrieren, ganz egal in welcher Berufsbranche. Außerdem verdienen Sie, wie bereits erwähnt Geld.
Projektzeiten erfassen und analysieren
Der zusätzliche Vorteil einer modernen Arbeitszeiterfassung mit einer App liegt in der Erfassung von Projekten. Sie können nicht nur Ihre tägliche Zeit festhalten, sondern auch noch analysieren, wie lange Sie für welchen Arbeitsschritt brauchen. Das wird zum Vorteil, wenn Sie zum Beispiel Projektorientiert abrechnen möchten oder einfach mal wissen möchten, wie lange Sie für welchen Arbeitsschritt benötigen. Im Endeffekt können daraus viele Schlüsse gezogen werden, zum Beispiel ob ein Arbeitsschritt zu lange gedauert hat. So erteilen Sie beim nächsten Mal einem Ihrer Mitarbeiter den Arbeitsauftrag, für den Sie letztes Mal zu lange gebraucht haben. Der Arbeiter verdient selbstverständlich weniger als Sie, was somit wieder einer Kosteneinsparung gleichkommt. Sie können sich auf der anderen Seite wieder um andere Dinge kümmern, zum Beispiel die Kalkulation des nächsten Auftrags.
Rechenbeispiel verdeutlicht Einsparungen
Man nehme einen kleinen Betrieb mit Ihnen als Arbeitgeber und drei Mitarbeitern. Das sind somit vier Mitarbeiter, die regelmäßig ihre Arbeitszeiten erfassen müssen. Tun sie das mit den herkömmlichen Stundenzetteln, so brauchen sie ca. 2 Minuten am Tag, um die Arbeitszeit in den Stundenzettel einzutragen. Das sind bei 5 Arbeitstagen in der Woche exakt 10 Minuten und im Monat 40 Minuten. Rechnet man die Zeit aller Mitarbeiter zusammen, so ergibt sich eine Gesamtzeit von 160 Minuten, also 2 Stunden und 40 Minuten. Dies ist aber lediglich die Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen, um die Arbeitszeiten auf dem Stundenzettel einzutragen.
Im Anschluss müssen Sie die Stundenzettel in ein Excel-Dokument übertragen. Dies dauert bei ca. 5 Minuten pro Mitarbeiter, also noch einmal 20 Minuten. Müssen Sie die Zeit vorher aufgrund einer schlechten Handschrift entziffern dauert es dementsprechend noch länger.
Alles in Allem beträgt der monatliche Aufwand mindestens 3 Stunden, wenn nicht sogar mehr. Multiplizieren Sie nun diese 3 Stunden mit dem Stundensatz, den Sie normalerweise bei Kunden verrechnen.
Wenn man die 2 Minuten zu Beginn betrachtet, denkt man nicht daran, dass es tatsächlich zu so einer Summe kommt. Im Vergleich zu den meisten Online-Arbeitszeiterfassungen, die ca. 1 Euro bis 1,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat verlangen, ist es ein großer Unterschied.
In unserem Beispiel müssten Sie für die Software ca. 4-6 Euro im Monat ausgeben. Auf der Gegenseite stehen die 3 Stunden, multipliziert mit Ihrem Stundenlohn.
Sie sehen also deutlich, dass man vor allem als Kleinunternehmer einiges sparen kann, wenn man von einer analogen Zeiterfassung zu einer Onlinebasierenden Arbeitszeiterfassung wechselt. Außerdem reduziert sich der Stress, da man keine verbleichten Stundenzettel mehr entziffern muss, von der Handschrift ganz zu schweigen. So können Sie den nächsten Schritt in die Digitalisierung vornehmen und als moderner Arbeitgeber voranschreiten.
Ein Gastbeitrag von Patrick Grom – Content Creator bei Crewmeister Magazins – Crewmeister Magazin
Autor, Berater und Keynote Speaker
Ich kann mir kaum vorstellen, dass es Unternehmer gibt die die Zeiterfassung manuell in eine Excel-Tabelle eintragen. Es gibt heutzutage eine große Auswahl an Software und Apps die diese Arbeit wegnehmen. Das Rechenbeispiel zeigt schon wie viel Geld man damit bespart.