Die besten Strategien, Tipps, Hacks und Methoden für besseres Zeitmanagement, mehr Fokus und um die Dinge, die Ihnen wichtig sind, endlich gebacken zu bekommen
Das (sehr bald) umfassendste Kompendium mit den besten Zeitmanagement Tipps vieler Experten und Praktiker
Zeitmanagement, zu wenig Zeit, Prioritäten setzen, zu wenig Fokussierung, schlechtes Selbstmanagement, massive Zeitnot und zu hohe Arbeitslast! Sind diese Dinge auch für Sie eines der größten Hindernisse im Geschäft (und vielleicht auch privat)? Für die 6.500 Leser, des Quantensprung Magazins waren im Rahmen einer Umfrage zu den „größten beruflichen Herausforderungen“, diese Themen knapp hinter dem Thema „Kundengewinnung“ und deutlich vor allen anderen gereiht.
Die Bedeutung dieser Themen hat in den letzten Jahren zugenommen, bedingt durch neue Technologien und der damit verbundenen Erhöhung der Geschwindigkeit im Arbeitsleben. Immer mehr muss in derselben Zeit erledigt werden. Es gibt auch immer mehr neue Ideen, aber zu wenig Zeit diese umzusetzen. Exzellentes Zeitmanagement, klare Prioritätensetzung und ein punktgenaue Fokussierung sind einer der Wettbewerbsvorteile schlechthin.
Exzellentes Zeitmanagement als Basis für exzellentes Einkommen
Ich habe es mir zur Aufgabe gemacht Unternehmen und Unternehmer dabei zu unterstützen mehr Gewinn, höhere Preise, mehr Deckungsbeitrag oder auch höhere Honorare zu erzielen bzw. weniger Rabatte und Nachlässe zu geben. Und um mehr Einkommen zu erzielen, sind Themen wie Zeitmanagement, Fokussierung, Prioritäten setzen und exzellentes Selbstmanagement eine der wesentlichen Grundlagen. Wer es nicht schafft eine seiner wertvollsten Ressourcen, seine Zeit, produktiv einzusetzen wird geschäftlich nicht erfolgreich sein.
Helfen Sie mit und spenden Sie Ihre besten Tipps zum Thema Zeitmanagement
Viele Menschen, die ich kenne gehen mit diesen Themen auf recht unterschiedliche Arten um. Da gibt es unzählige Methoden, technische Tools, taktische Vorgehensweisen oder aber auch kleine Tipps, Tricks und Hacks, die einem das Zeitmanagement erleichtern. Warum all dieses Wissen nicht in einem Blogbeitrag sammeln und es allen zugänglich machen?
Ich lade daher alle Berufstätigen, Unternehmer, Selbstständigen, Verkäufer, Führungskräfte, Marketer, Personalverantwortlichen … oder einfach alle, die das Thema betrifft und die aus Ihrer eigenen Praxis einen erfolgreichen Tipp zu den Themen
- Zeitmanagement
- Prioriäten setzen
- Fokussieren
- Zeit sparen
- mehr aus seiner Zeit machen
- Konzentration auf das Wesentliche
- Selbstmanagement
- … und alles, was hilft mehr aus seiner Zeit zu machen
haben, diesen hier beizutragen. Dieser Artikel soll wachsen und Woche für Woche größer und wertvoller werden. Er soll für Menschen, die unter Zeitnot leiden, unter der Arbeitslast stöhnen, sich schwer tun mit dem Prioritäten setzen, mangelnden Fokus haben und für die gutes Zeitmanagement eine Herausforderung darstellt viele hilfreiche Tipps und Lösungen bieten.
Wenn Sie also einen Tipp haben und diesen beitragen wollen oder vielleicht sogar ein gutes Tool haben, das sich die Leser gratis bei Ihnen herunterladen können, dann schicken Sie Ihren Beitrag an die Redaktion (Claudia Nedbal – service at romankmenta.com – Anleitung und Voraussetzungen anschließend). Ich freue mich über viele spannende Beiträge.
Teilen Sie Ihre besten Tipps und Tools! - Lesen Sie wie!
Was haben Sie davon?
- Das gute Gefühl einen wertvollen Beitrag zu einem brennenden Thema unserer Zeit geleistet zu haben
- Laufenden Traffic für Ihre Website. Der Beitrag wird alle paar Wochen, sobald wieder ein paar neue Tipps geschrieben wurden, wieder gepostet, geliked, geteilt und per Newsletter versandt
- Einen – immer wertvoller werdenden – Backlink auf etwas, das Ihnen wichtig ist
- Neue Kontakte und Einträge auf Ihrer Liste (speziell dann, wenn Sie ein Freebie bieten)
- Sie profitieren von der geballten medialen Kraft und Reichweite aller Tippverfasser
So können Sie einen wertvollen Beitrag leisten!
- Fokussieren Sie sich – 1 Thema = 1 konkreter Tipp (wählen Sie ein Thema aus, das noch nicht vorkommt)
- Nehmen Sie sich die Tipps, die schon im Beitrag sind als Beispiel, was die Art und das Format betrifft.
- Schreiben Sie eine aussagekräftige Überschrift zu Ihrem Tipp
- Verfassen Sie einen kurzen Beitrag zu Ihrem Tipp. Das können ein paar Zeilen oder auch ein paar Absätze sein. Je nach Tipp. Richtwert ca. 300 Worte. Ihr Beitrag muss speziell für diesen Blog geschrieben sein (kein Copy Paste von anderen Seiten)
- Achten Sie darauf, dass dabei auch Worte wie Zeitmanagement, Selbstmanagement, Prioritäten setzen, keine Zeit, wenig Zeit, Zeitnot etc. vorkommen
- Verlinken Sie Ihren Tipp auf andere sinnvolle Ressourcen zu diesem Thema (Blogbeiträge, Tools, Bücher etc.)
- Binden Sie ein gratis Give Away zu Ihrem Tipp mit ein (ist aber kein Muss)
- Wenn Sie Bilder miteinbinden achten Sie darauf, dass diese rechtefrei sind und wir diese für den Beitrag verwenden dürfen (mit der Einreichung des Bildes bestätigen Sie das automatisch und übernehmen dafür auch die Haftung)
- Nennen Sie Ihren Namen (Vorname, Familienname, Titel), Ihre Webadresse, Ihre Mailadresse
- Setzen Sie einen Link von Ihrer Seite (falls vorhanden und möglich) auf den Beitrag
- Senden Sie Ihren Beitrag an Claudia Nedbal, service (at) romankmenta.com – Bei Fragen können Sie sich ebenfalls an Frau Nedbal wenden
- Sobald Ihr Tipp online ist, erhalten Sie eine Nachricht verbunden mit der Bitte den Beitrag in Ihren Kanälen (Social Media, Newsletter etc.) zu verteilen
- Gegebenenfalls erscheint der dieser Blogartikel in Zukunft auch als E-Book, Podcast oder Buch. Sie erteilen hiermit auch Ihr Einverständnis Ihren Beitrag (unter Nennung Ihres Namens und der Beibehaltung Ihrer Links etc.) dafür kostenfrei zu nutzen. Ihnen würden dadurch keinerlei weitere Verpflichtungen entstehen und Sie würden von mehr Reichweite Ihres Beitrages profitieren.
Inhaltsverzeichnis
- Zeitmanagement Tipp Nr. 19 – Zeitaufwendige analoge Prozesse digitalisieren
- Zeitmanagement Tipp Nr. 18 – Handeln statt Aufschieben – so kommst du ins Tun
- Zeitmanagement Tipp Nr. 17 – Vom Multitasking zum konzentrierten Arbeiten
- Zeitmanagement Tipp Nr. 16 – Was hat Fokussierung mit „Mensch Ärgere Dich Nicht“ zu tun?
- Zeitmanagement Tipp Nr. 15 – Du willst mehr Zeit? Feuere deine Kunden!
- Zeitmanagement Tipp Nr. 14 – Tipp für den Umgang mit Ihrer Zeit
- Zeitmanagement Tipp Nr. 13 – Effizient und effektive Gehirnnutzung – Zeitmanagement mit System
- Zeitmanagement Tipp Nr. 12 – Erhöhe deinen Gute-Laune-Faktor
- Zeitmanagement Tipp Nr. 11 – Zeit sparen – ein etwas anderer Ansatz
- Zeitmanagement Tipp Nr. 10 – Arbeite mit Pufferzeiten
- Zeitmanagement Tipp Nr. 9 – Schaffen Sie sich wertvolle Zeit-Freiräume durch Delegieren
- Zeitmanagement Tipp Nr. 8 – Das Eisenhower-Prinzip – Zeit- und Arbeitsmanagement mit System
- Zeitmanagement Tipp Nr. 7 – Priorisieren Sie Ihren E-Mail-Alltag – jeden Morgen aufs Neue!
- Zeitmanagement Tipp Nr. 6 – 5 Minuten Raumgestaltung am Morgen und Sie sparen jede Menge Zeit!
- Zeitmanagement Tipp Nr. 5 – Erledigen Sie ungemütliche Aufgaben zuerst!
- Zeitmanagement Tipp Nr. 4 – Verdoppeln Sie Ihre Produktivität – So habe ich es geschafft!
- Zeitmanagement Tipp Nr. 3 – Verstecken Sie sich
- Zeitmanagement Tipp Nr. 2 – Konzentrieren Sie sich auf die wertvollsten Tätigkeiten
- Zeitmanagement Tipp Nr. 1 – Berechnen Sie den Wert Ihrer Zeit
Zeitmanagement Tipp Nr. 19 – Zeitaufwendige analoge Prozesse digitalisieren
von Patrick Grom/ www.crewmeister.com
Jedem Arbeitgeber dürfte dies bekannt vorkommen: Man hat im täglichen Arbeitsalltag sowieso schon alle Hände voll zu tun. Dann kommt zusätzlich noch eine langwierige Aufgabe, die man am liebsten direkt abschieben würde. Jedoch muss man Sie machen, weil man entweder gesetzlich dazu verpflichtet ist oder weil es den Fortbestand des Unternehmens garantiert. Das sind zum Beispiel Archivierungsarbeiten oder auch die Erfassung der Arbeitszeiten.
Gerade als Arbeitgeber eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens bleiben diese Aufgaben meistens an Ihnen selbst hängen. Womöglich schaffen Sie es während der Woche erst gar nicht diese Aufgaben anzugehen, wodurch Ihnen wertvolle Regenerationszeit vom Wochenende abgeht.
Zum Glück gibt es mittlerweile allerhand Software, die diese analogen Prozesse digitalisieren, beschleunigen und Ihnen am Ende des Tages genug Zeit geben, damit Sie sich wieder auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Die Funktionsweise ist bei allen Anbietern ungefähr gleich: Man definiert vorher die groben Einstellungen in der Software, importiert die Daten aus dem vorherigen analogen Prozess und legt im Anschluss los.
Als Experten im Bereich der digitalen Arbeitszeiterfassung können wir anhand dieses Beispiels am besten erklären, wie sich der langwierige analoge Prozess von der digitalen Lösung unterscheidet:
Nach wie vor erfassen gerade die kleinen und mittelständischen Unternehmen Ihre Arbeitszeit analog mit Stift und Stundenzettel. Dass das sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, wird einem im regulären Arbeitsalltag gar nicht richtig bewusst. Wenn man alle nötigen Schritte jedoch einmal zusammenfasst wird schnell klar, wie umständlich dieser Prozess tatsächlich ist:
- Die Mitarbeiter erfassen täglich ihre Zeiten auf einem Stundenzettel
- Diese müssen Sie dann jeweils am Ende des Arbeitstages einzeln im Büro vorbeibringen
- Die Mitarbeiterin im Büro oder vielleicht sogar Sie als Chef müssen die Stundenzettel dann im ersten Schritt sortieren und archivieren
- Im Anschluss müssen Sie alle Zeiten händisch in Excel eintragen. Hierbei können zudem noch jede Menge Übertragungsfehler entstehen, zum Beispiel bei einer schlecht lesbaren Handschrift.
- Sind alle Stundenzettel von allen Mitarbeitern eingetragen müssen Sie die Excel-Tabelle abschließend zu Ihrem Steuerberate schicken, der dann die Lohnbuchhaltung übernimmt.
- Vom Prozess ausgenommen sind zusätzliche Nachfragen bei Mitarbeitern, falls diese vergessen haben den Stundenzettel abzugeben oder ein Eintrag wirklich überhaupt nicht lesbar ist.
Egal ob eine Sekretärin oder Sie selbst die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten übernehmen müssen Sie sich eine zentrale Frage stellen:
Ist meine eigene Zeit oder die der Sekretärin es wert, die Zeiterfassung analog zu erledigen?
Gehen wir für ein kleines Beispiel von einem Betrieb mit 5 Mitarbeitern aus. Sie als Arbeitgeber brauchen pro Monat ca. 5 Stunden, um alle Stundenzettel aller Arbeitnehmer in Excel einzutragen. Das ist ca. eine Stunde pro Mitarbeiter, was sogar noch relativ wenig im Vergleich zur Realität wäre. Diese 5 Stunden multiplizieren Sie dann mit dem Stundenlohn, den Sie normalerweise Ihren Kunden in Rechnung stellen. In diesem Beispiel gehen wir einmal von 40 Euro aus. Im Monat würde somit also Kosten in Höhe von 200 Euro entstehen, da Sie in der Zeit ja Ihrem Kerngeschäft nachgehen und für Einnahmen sorgen könnten.
Mit einer modernen Zeiterfassung wird der komplette Prozess beschleunigt und automatisiert:
- Die Mitarbeiter erfassen Ihre tägliche Arbeitszeit mit dem Handy von unterwegs oder mithilfe eines Tablets am Arbeitsplatz
- Alle Zeiten werden vom System automatisch abgespeichert inklusive der Pausenzeiten und der Überstunden
- Zusätzlich generiert das System automatisch eine Excel-Datei, die Sie dann direkt an Ihren Steuerberater weiterleiten können
Sie sehen also, dass der ganze zwischenliegende Prozess komplett automatisiert wird. Und über die übersichtliche Excel-Datei werden Sie sich nicht nur selbst freuen, sondern auch Ihr Steuerberater.
Testen Sie uns doch einfach einmal kostenlos und unverbindlich und sparen Sie sich die Zeit!
Patrick Grom – Crewmeister – kontakt@crewmeister.com
Zeitmanagement Tipp Nr. 18 – Handeln statt Aufschieben – so kommst du ins Tun
von Mag. Gregor Heise/ www.heisetraining.at
Kraftlos.
Ohne Energie.
Nicht loslegen können.
Schon wieder Wichtiges aufgeschoben. Scheinbar keine Zeit dafür.
Du kennst solche Situationen. Da hast du einen Berg von Arbeit vor dir. Statt dass du startest, findest du den Anfang nicht und kommst dann in Zeitnot.
Was kannst du dagegen unternehmen? Wie kannst du handlungsinitiativ werden?
Mein Tipp: Einfach anfangen!
Jetzt wirst du vielleicht sagen: „Der Gregor Heise will mich wohl auf den Arm nehmen. Mein Problem ist ja, dass ich nicht anfange!“ Stimmt natürlich!
Deshalb brauchst du einen Vertrag mit dir selbst.
Nimm an, du hättest eine sehr knifflige Emailanfrage zu beantworten. Du schiebst das schon einige Zeit vor dir her.
Um diese Blockade zu überwinden schreibe auf ein Blatt Papier folgenden Satz: „Ich werde jetzt mit Beantwortung der Emailanfrage beginnen. Das mache ich 5 Minuten – dann darf ich aufhören!“
Stelle einen Timer auf 5 Minuten und dann lege los.
In vielen Fällen ist es so, dass du dann nach Ablauf der 5 Minuten nicht mehr aufhörst, sondern die Arbeit fortsetzt, weil du schon drin bist.
Klingt banal einfach – ist es auch. Es beruht auf dem psychologischen Prinzip, dass Handeln Handeln fördert. Also: wenn dein Handlungszentrum einmal arbeitet, dann gibt es kein Halten mehr! Die genauen Hintergründe kannst du hier nachlesen!
Um den Erfolg der Aktion noch zu steigern sorge dafür, dass du nicht abgelenkt wirst und deinen Fokus hältst.
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Mag. Gregor Heise – www.heisetraining.at – office@heisetraining.at
Zeitmanagement Tipp Nr. 17 – Vom Multitasking zum konzentrierten Arbeiten
von Mag. Monika Lexa/ www.blubbb.at
Ich weiß nicht mehr, ob ich irgendwo gelernt habe, dass Multitasking nicht nur von Vorteil ist, sondern auch absolut notwendig, um effizient arbeiten zu können. Oder ob ich es mir bei jemand anderem abgeschaut habe.
Jedenfalls war ich jahrelang der Ansicht, wenn man richtig gut ist in dem, was man tut, dann muss Multitasking einfach sein. Ich habe auf jene, die eins nach dem anderen erledigt haben, herabgeschaut – Stümper, wenn sie sich nicht auf mehr als eine Sache gleichzeitig konzentrieren können.
Aber ich, ich war so richtig gut; habe bei Musik und Fernsehen gelernt und nebenbei noch Gespräche geführt; oder sechs Word-Dokumente und drei Excel-Sheets gleichzeitig offen gehabt und an allen quasi gleichzeitig gearbeitet.
Und dann, eines Tages, hat mich die Musik gestört. Das Geplärre des Fernsehers auch. Und ich wusste plötzlich nicht mehr, welches Word-Dokument für welche Aufgabe war und woran ich eigentlich gerade gearbeitet hatte.
Ich war am Boden zerstört, denn nun gehörte ich auch zu jenen, die des Multitaskings nicht fähig waren. Ich schob es auf das Alter und versuchte es trotzdem immer wieder. Es musste doch gehen, all diese Dinge gleichzeitig zu machen.
Als mir dann ein Coach, eigentlich ganz nebenbei, sagte, dass Multitasking nicht nur völlig überbewertet ist, sondern so richtig schlecht, weil man sich auf keines der Dinge richtig konzentrieren kann, habe ich begonnen nachzudenken. Und zu experimentieren.
Und siehe da, die Arbeit geht mir doch glatt leichter und vor allem auch schneller von der Hand, wenn ich mich mit einer Sache beschäftige. Und diese eine Sache von Anfang bis Ende durchziehe, ohne dazwischen zu einer anderen Beschäftigung zu springen oder mich sonst irgendwie ablenken zu lassen. So einfach und doch so wirkungsvoll für ein gutes Zeitmanagement.
Es ist ja logisch – es braucht seine Zeit, bis man sich in ein Thema oder eine Aufgabe eingearbeitet hat. Wenn man dann aber immer wieder zu anderen Aufgaben springt oder nebenbei laut das neueste Lieblingslied mitträllert oder vielleicht zum 5. Mal die Nachrichten im Fernsehen sieht, kommt man jedes Mal aus dem Thema wieder raus. Oder gar nicht erst richtig rein. Dass es dann natürlich länger dauert, bis man eine Aufgabe endlich abgeschlossen hat, ist die natürliche und logische Konsequenz.
Das heißt übrigens nicht, dass man keine Pause machen soll. Für mich hat sich folgende Vorgangsweise als ideal herausgestellt:
50 Minuten konzentriert und fokussiert an einer Aufgabe arbeiten, dann 10 Minuten Pause. Weitere 50 Minuten an der Aufgabe arbeiten, dann 30 Minuten Pause. In den Pausen trinke ich entweder Kaffee oder beantworte Mails, tätige Anrufe/Rückrufe, etc.
Hier muss sicher jeder seinen/ihren eigenen Rhythmus finden. Wichtig ist nur, vom Multitasking wegzukommen. Wie schon meine Großmutter gesagt hat: Einen Schritt nach dem anderen, eine Aufgabe nach der anderen. Und net hudeln. Weil vom Hudeln kommen die Kinder. 😀
Monika Lexa
Ing. Monika Lexa, Kommunikationsexpertin – www.blubbb.at
Foto: Oliver M. Neunteufel | the dancing photographer www.oliverneunteufel.at
Zeitmanagement Tipp Nr. 16 – Was hat Fokussierung mit „Mensch Ärgere Dich Nicht“ zu tun?
von Prof. Dr.-Ing. Annette Kunow / www.kisp.de
Eine Glasscherbe entfacht ein Feuer, wenn das Sonnenlicht so gebündelt wird, dass sich das Licht, das hindurch fällt, genau einen Punkt, im Fokus bricht.
Wenn wir unsere Kräfte nun so bündeln und sie auf eine einzige, im Moment wichtige Aufgabe richten, sind wir schnell produktiv und damit erfolgreich.
Zählt diese Aufgabe dann noch zu unsren High-Value-Aufgaben, erreichen wir unsere Ziele schnell und oft mühelos. Das ist eine der Aufgaben, die unserem (Unternehmens-) Ziel entsprechen und uns dazu eine Lösung liefern.
Keine Zeit, wenig Zeit, Zeitnot?
Alle klagen lautstark, keine oder wenig Zeit zu haben oder in Zeitdruck oder Zeitnot zu sein.
Beobachte ich diese Situationen genauer, zeigt sich aber oft bei diesen Personen, dass sie sich „hektisch dynamisch im Kreis drehen“ und eine Geschäftigkeit an den Tag legen, ohne etwas Wesentliches zu erledigen.
Kein Wunder, dass sie abends geschafft und frustriert sind!
Fokussieren heißt: scharfstellen, bündeln, sich auf nur eine Sache konzentrieren. Nur die eine im Moment wichtige Aufgabe im Auge zu haben, wenn man daran arbeitet.
Das heißt aber auch, Unterbrechungen zu vermeiden, wie zum Beispielnebenbei noch ein Telefonat anzunehmen oder einem Kollegen eine Antwort zu geben.
Denn auch die viel gepriesene (oder zu Recht geschmähte) offene Bürotür lenkt unsere Aufmerksamkeit immer wieder vom Wesentlichen ab.
Jede Fokussierung (!) auf ein anderes Thema unterbricht unsere Konzentration.
Wir fangen immer wieder von vorne an!
Gehe zurück auf Anfang!
Gemäß dem Sprichwort „Aller Anfang ist schwer.“ versetzen wir uns durch diese ständigen Ablenkungen immer wieder „auf Anfang“, wie beim Mensch-Ärgere-Dich-Nicht-Spiel!
Beim Spiel ärgern wir uns, wenn sie wieder zurück an den Anfang müssen, und haben irgendwann gar keine Lust mehr. Wir brechen verärgert ab. Vielleicht noch, indem wir voller Wut die Figuren auf das Spielbrett werfen!
Spielen wir das Spiel, um unsere Frustrationsschwelle zu erhöhen?
Im (Berufs-) Alltag akzeptieren wir, durch Störungen von außen immer wieder unterbrochen und an den Anfang unserer Arbeit gestellt zu werden.
Natürlich haben wir dann auch nach einiger Zeit keine Lust mehr und denken, wir sind unfähig, nicht in der Lage, diese Aufgabe überhaupt zu erledigen.
Spielen wir dieses Spiel, um uns zu demotivieren?
Wäre es nicht besser, in unserem (Berufs-) Alltag Prioritäten zu setzen und uns immer wieder auf unsere High-Value-Aufgaben zu fokussieren, um erfolgreich zu sein!
Und hier erhalten Sie von mir 10 Tage per Email kostenlos, weitere Tipps zur „Produktivität und Selbstführung“.
Prof. Dr.-Ing. Annette Kunow, www.kisp.de, annette.kunow@kisp.de
Zeitmanagement Tipp Nr. 15 – Du willst mehr Zeit? Feuere deine Kunden!
von Matthias Barth / www.startworks.de
Die besten Ideen kommen einem meist in der Freizeit. Wenn der Kopf klar ist und das Gehirn neue Eindrücke verarbeiten darf. Bei Vilfredo Pareto kamen sie der Legende nach beim Erbsen zählen. Der Hobbygärtner stellte eines Tages fest, dass lediglich 20 % der Erbsen in seinem Garten 80 % des Ertrags lieferten.
Als Soziologe und Ökonom stellte Pareto fest, dass sich dieses Prinzip auch in anderen Bereichen feststellen lässt. So konstatierte er, dass 1896 in Italien 20 % der Einwohner 80 % des Grundbesitzes gehörte. Diese Entdeckung war nur eine Randnotiz in einem seiner Aufsätze. Doch sie machte ihn weltberühmt und trägt heute als Pareto-Prinzip seinen Namen.
Vor allem Unternehmer verehren Pareto. Denn sobald eine halbwegs große Zahlenbasis vorliegt, zeigt sich seine 80/20-Regel:
20 % aller Kunden bringen 80 % des Umsatzes
20 % der Produkte machen 80 % der Verkäufe aus
80 % der Ergebnisse erzielen Mitarbeiter in nur 20 % ihrer Zeit
80 % des Ärgers kommen von 20 % der Kunden
Die Regel ist kein Naturgesetz, lediglich eine statistische Wahrscheinlichkeit. Abweichungen sind möglich, wobei diese oftmals sogar noch krasser ausfallen: 90/10 oder gar 99/1 sind durchaus möglich.
Wenn alle Prozesse in deinem Unternehmen optimiert sind, aber du und dein Team trotzdem kaum mit der Arbeit nachkommen, dann ist wahrscheinlich Pareto im Spiel. Welche 20 % der Probleme fressen 80 % der Zeit?
Pareto erfordert drastische Maßnahmen
Pareto ist eine Entscheidungshilfe für die Entwicklung deines Unternehmens. Doch um dem Prinzip zu folgen, sind unangenehme Schritte nötig. Zunächst einmal solltest du deinen Kundenstamm analysieren: Welche Kunden bringen dir wie viel Umsatz?
Wenn du 100 Kunden hast, wirst du feststellen, dass ca. 20 dieser Kunden für ca. 80 % des Umsatzes verantwortlich sind. Das sind deine absoluten A-Kunden.
Doch auf der anderen Seite bedeutet Pareto auch, dass etwa 20 deiner Kunden dir 80 % des Ärgers bereiten. In Form von Beschwerden, Sonderwünschen, Nicht-Einhaltung der vorgesehenen Prozesse, Retouren und Ähnliches. Es sind die Kunden, die dein Zeitmanagement komplett durcheinander bringen. Das sind deine C-Kunden. Sie sorgen dafür, dass du keine Zeit für deine A-Kunden hast.
Dazwischen gibt es eine große Anzahl von Kunden, die zwar wenige Probleme machen, aber auch nicht viel Umsatz bringen. Das sind B-Kunden.
Daraus ergibt sich in etwa diese Verteilung:
Bitte beachte: Je größer deine Kundenzahl ist, desto mehr werden sich deine Zahlen dieser statistischen Vorhersage annähern. Bei nur 10 Kunden kannst du natürlich große Abweichungen haben, weil schon ein Kunde die Statistik massiv beeinflusst. Das Pareto-Prinzip ist zudem kein Naturgesetz, aber ein extrem häufiges Phänomen.
Würdest du dir gerne 80 % des Ärgers mit Kunden in deinem Unternehmen ersparen und mehr Zeit für wesentliches haben? Bist du bereit, dafür auf 5 % deines Umsatzes zu verzichten? Dann gibt es eigentlich nur eine sinnvolle Option:
Feuere deine C-Kunden dann hast du automatisch auch mehr Zeit
Ja richtig, feuere deine Kunden! Sie haben zwar irgendwie den Weg zu dir gefunden, aber C-Kunden sind keine Wunschkunden. Sie sind bei dir falsch aufgehoben und fühlen sich möglicherweise selbst so und stehlen deine Zeit. Nur den Anbieter zu wechseln, haben sie aus irgendeinem Grund noch nicht geschafft. Menschen sind halt Gewohnheitstiere.
Doch eine kurze E-Mail schafft da schnell Abhilfe: „Sehr geehrter [C-Kunde], wir haben das Gefühl, dass die Zusammenarbeit für beide Seiten nicht zufriedenstellend ist. Unsere Spezialisierung liegt bei [Wunschkunde A], weshalb wir Ihnen keinen idealen Service bieten können. Bitte wenden Sie sich an [Mitbewerber X]. Wir glauben, dass sie dort einen besseren Partner finden. Herzliche Grüße, [Vilfredo Pareto]“
Was sind schon 5 % Umsatz gegen die Zeit und den Ärger, die du dir durch diesen Schritt sparst? Was machst du nun mit der zusätzlichen Zeit?
Automatisiere deine B-Kunden
Die B-Kunden fallen unter die Kategorie Nice-to-have. Mit ca. 15 % machen sie einen nicht unerheblichen Teil des Umsatzes aus und verursachen im Verhältnis dazu auch einen angemessenen Aufwand an Kundenbetreuung. Dennoch ist hier mit Sicherheit noch Spielraum für Optimierungen.
Die frei gewordene Zeit aus der Trennung von deinen C-Kunden kannst du nun investieren, um den Service für die B-Kunden zu automatisieren. Du willst zwar keine zusätzlichen B-Kunden, doch so kannst du den Umsatz bei geringerem Arbeitsaufwand mitnehmen.
Gewinne mehr A-Kunden
Die A-Kunden sind die einzigen Kunden in deinem Portfolio, die echte Wunschkunden sind. Nur von ihnen willst du wirklich mehr gewinnen. Deshalb setzt du dich diesen Kunden auf den Schoß. A-Kunden sind ohnehin dankbar, weil sie deine Leistung ohne Sonderwünsche schätzen. Deine Aufgabe ist, dass sie absolut begeistert sind.
Denn die Zielgruppe kennt die Zielgruppe. Wenn du mehr A-Kunden gewinnen willst, müssen sie so begeistert von deiner Marke sein, dass sie dich empfehlen, als Referenz dienen und noch mehr A-Kunden für dich anziehen. Investiere all deine Energie auf die Gewinnung neuer A-Kunden, bis du wieder die ursprüngliche Anzahl Kunden hast.
Was passiert, wenn du nicht auf Pareto hörst?
Viele Unternehmer haben zwar von Pareto gehört, handeln aber nicht danach. Kunden zu feuern, widerspricht wahrscheinlich dem natürlichen Instinkt eines Unternehmers. Doch es ist die effektivste Methode, wenn du dein Unternehmen wirklich weiter bringen willst.
Ein typisches Unternehmerziel ist es, die Zahl der Kunden zu verdoppeln. Doch wenn du nicht zwischen den Kundentypen differenzierst, verdoppelst du nicht nur deine Umsätze – sondern auch deinen Ärger. Das wiederum erfordert mehr Mitarbeiter, die den neuen Ärger handeln. So wächst zwar dein Unternehmen – doch die Effektivität und Produktivität stagniert oder sinkt sogar. Denn mehr Mitarbeiter bedeuten natürlich auch mehr internen Ärger und Verwaltungsaufwand. Pareto lässt grüßen.
Verdoppelst du hingegen nur die Zahl deiner A-Kunden, steigen deine Umsätze überproportional stark an, während sich dein Ärger nur in Maßen erhöht. Dann zahlt sich die Erbsenzählerei aus.
Besonders, wenn du jedes Jahr aufs Neue deine Erbsen zählst. Und die schlechten aussortierst.
Lass uns die Welt verändern!
Matthias
Dieser Artikel ist ein Auszug aus Matthias Barths neuem Buch How To Start Smart – Wie du dein Business von Grund auf designst und erfolgreich startest. Mehr dazu auf how-to-start-smart.de
Über den Autor
Hi, ich bin Matthias Barth – von Beruf Designer, von ganzem Herzen Unternehmer und Querdenker. Nachdem mich die Werbewelt nach sieben Jahren als Art Director nicht mehr ausgefüllt hat, habe ich 2014 neue Herausforderungen gesucht. Seitdem berate und begleite ich Gründer und junge Unternehmen dabei, ihre Marke zu entwickeln – und die Welt zu verändern. Tipps dafür findest du in meinem Blog auf www.startworks.de.
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Zeitmanagement Tipp Nr. 14 – Tipp für den Umgang mit Ihrer Zeit
von Antje Heimsoeth / www.antje-heimsoeth.com
Vom Umgang mit der Zeit
Um sich bzgl. Ihres Umgangs mit der Zeit zu reflektieren, zeichnen Sie einen großen Kreis auf und teilen Sie diesen in gleichmäßige Sektoren ein – Sektoren wie Zeit für Familie, Freunde, Bekannte, Freizeit und Hobbys, Finanzen, Beruf, Bewegung, Fitness usw. Schätzen Sie, wie viel Ihrer Zeit investieren Sie in jeden einzelnen Sektor und markieren dies farblich. Der Mittelpunkt des Kreises steht für Null und der äußere Kreis für 100%.
Tipps
1. Sich gute Momente gönnen
Sich schöne Momente gönnen, vor allem wenn Sie in einer stressigen Phase sind. Gönnen Sie sich immer wieder gute Momente, wie zum Beispiel Lesen, Musik hören, Malen, sich mit Freunden treffen, ins Kino gehen, Klavier spielen, Tanzen. Denn wenn wir uns genau in solch stressigen Phasen diese Momente nicht mehr gönnen, dann raubt uns das ganz viel Energie. Vergessen Sie nie, dass das Leben auch ganz schnell mal vorbei sein kann oder sich aufgrund familiärer Ereignisse oder aufgrund einer Erkrankung von einen Tag auf den anderen ändern kann. Viele Menschen leben heute unter der Woche fürs Wochenende, am Wochenende für den Urlaub und überhaupt für die Rente. Also, warten Sie nicht bis zum nächsten Urlaub oder gar bis zur Rente, bis Sie sich wieder schöne, gute Momente gönnen.
2. Pausen machen
Gönnen Sie sich immer wieder Pausen. Hören Sie da nicht auf Ihre innere Stimme, die Ihnen sagt: Hey, tu noch schnell dies, erledige noch schnell das. Zögern Sie die Pausen nicht raus, sondern unterbrechen Sie und gönnen Sie sich eine Atempause. Machen Sie das Fenster auf, lassen Sie frische Luft rein, stehen Sie auf, bewegen Sie sich, gehen Sie einmal ums Haus, hören Sie sich Ihr Lieblingslied an, tanzen Sie dazu, singen Sie mit.
3. Umgang mit Medien
Gehören Sie auch zu den Menschen, die unter chronischem Zeitmangel leiden? Dann versuchen Sie doch mal nicht ständig in den Social Medias wie Facebook zu sein. Bei vielen Menschen mangelt es definitiv nicht an Zeit. Entscheidend ist, wie sie ihre Zeit gestalten. Nachdem wir über Zeitschriften, das Internet und TV meistens nur negative Nachrichten konsumieren, täte es unserer Psychohygiene eh gut, das Ganze zu reduzieren, einzuschränken oder gar auf den Fernseher zu verzichten.
Ich finde es zum Beispiel schon erstaunlich, wie viel Zeit Menschen auf den Kreuzfahrtschiffen auf ihrer Kabine vor dem Fernseher verbringen statt die Begegnung mit neuen Menschen zu suchen, aufs Wasser zu schauen und sich dabei zu entspannen, die frische Luft zu genießen, das reichhaltige Angebot des Kreuzfahrtschiffes nutzen, in die Sauna zu gehen, sich eine Massage zu gönnen, was auch immer.
4. Das Warten genießen
Vielleicht stehen Sie ja immer mal wieder auf dem Bahnhof oder Flughafen und ihr Zug oder Flieger hat wieder Verspätung, wie reagieren Sie dann? Verärgert, genervt, weil Sie wieder irgendwo warten müssen und eigentlich nach Hause wollen oder ein langes Wochenende auf Mallorca verbringen wollen? Sie können solche Momente aber auch genießen, um sich zu entspannen, zu meditieren, noch ein Telefonat zu führen, ein gutes Buch zu lesen, Musik zu hören oder einfach herumzulaufen und sich auf Ihren Körper zu fokussieren. Oder Sie nutzen eine Übung aus dem Mentaltraining: Sie gehen im Kopfkino an einen Schönen Ort oder an einen Ort der Ruhe, zum Beispiel an einen Strand oder auf einen Steg am See morgens, wenn der Nebel noch über dem Wasser wabert, die Vögel zwitschern. All das sind gute Möglichkeiten, um die Wartezeit sinnvoll zu gestalten.
5. Zeit zum Ausruhen
Was können wir von Spitzensportlern lernen? Genau, Spitzensportler wissen genau, wenn sie nicht ihre Entspannungs- und Regenerationszeiten einhalten, dann können sie am Tag X, zum Beispiel bei den Olympischen Spielen, nicht ihre Höchstleistung, ihre optimale Leistung abrufen. Viele Menschen versuchen aber im Business 24 Stunden, 7 Tage die Woche zumindest im Kopf online zu sein. Ich habe letztens gelesen, dass jeder zweite Deutsche sein Handy gar mit ins Bett nimmt, wobei das Schlafzimmer, wie schon der Name sagt, zum Schlafen da ist und Handy, i-pad, Rechner oder Fernseher in diesem Raum nichts zu suchen haben.
Über die Autorin
Antje Heimsoeth, Diplom-Ingenieurin (FH), Coach, ECA und DVNLP, zert. Mental Coach, Gesundheitstrainerin, ECA Sport Coach (Master Competence), zert. Entspannungspädagogin, zert. Business Coach und Top-Speakerin mit mentalem Olympiafaktor: Go for Gold! mit eigenem Institut Heimsoeth Academy, ausgezeichnet als „Vortragsrednerin des Jahres 2014“ und „Deutschlands renommierteste Motivationstrainerin“ (FOCUS).
Weltweit tätig. Auftritte bei Sport1, hamburg1, nrw.tv, BR (Blickpunkt Sport) und Sky sowie auf Kreuzfahrtschiffen (MS Europa 2, AIDA). Bestsellerautorin, zuletzt erschienen: „Chefsache Kopf. Mit mentaler und emotionaler Stärke zu mehr Führungskompetenz“. Springer Gabler, 2015.
Weitere Informationen über Vorträge, Seminare und Inhouse-Trainings unter www.heimsoeth-academy.com, www.antje-heimsoeth.com
Zeitmanagement Tipp Nr. 13 – Effizient und effektive Gehirnnutzung – Zeitmanagement mit System
von Petra Lehner / www.petralehner.com
Das Gehirn ist unsere Steuerzentrale für Gedanken, Handlungen, Worte. Also für alles, was uns erfolgreich durch den Tag kommen lässt – oder eben nicht. Viele Menschen verbringen viel Zeit damit, das „richtige“ System für sich zu finden, verlieren dabei aber gleich den Überblick darüber, was am meisten Zeit frisst: die Art und Weise, wie sämtliche Informationen, die von überall her auf uns einströmen, bestmöglich bewältigt werden.
Lesen ist eine Grundfähigkeit. Egal, was auch immer Sie tun, Sie müssen lesen, um sich zurecht zu finden. Auch wenn es keine bevorzugte Tätigkeit für manchen sein mag, erfolgreich können wir nur sein, wenn wir auf dem letzten Stand der Dinge sind, alle Anforderungen zeitgerecht erledigt haben, die nötigen und richtigen Informationen weitergegeben haben.
Und hier machen vielen Menschen Bekanntschaft mit echtem Stress, Zeitnot und der Bewusstheit, dass nicht alles so erledigt werden kann, wie man/frau das gerne möchte. Wollen Sie aktiv mit Informationen jeder Art umgehen, dann beachten Sie folgende, einfache und sofort anwendbare Tipps für ein besseres Zeitmanagement:
Tipp 1: Planen Sie aktiv Lesezeit ein. Selbst wenn es 10 Minuten sind, achten Sie darauf, dass Sie von nichts und niemandem gestört werden. Nur so ist der Fokus gewiss.
Tipp 2: Lesen Sie unterschiedlich. Die meisten Menschen nehmen jede Lektüre mit derselben Art zu Lesen auf – das ist nicht nur kontraproduktiv, weil die Qualitäten und Anforderungen anders sind, das Gehirn verliert den klaren Fokus.
Tipp 3: Kompetentes „Nicht-Lesen“ führt rasch zu den echten Essenzen. Zeitsparen vom Feinsten können Sie, wenn Sie Bekanntes aktiv weglassen. Das Gehirn tendiert dazu, alles, was wie Buchstaben aussieht, sofort zu lesen (also auch innerlich mitzusprechen). Da Sie zB die Betreffzeile in der Mail meist bereits mit dem 1. Blick erfasst haben, müssten Sie diese nicht extra lesen und dabei wiederholen. Zwingen Sie sich, sofort auf die echten Infos zu springen, Sie werden merken, dass Sie das gleich fokussierter lesen lässt.
Tipp 4: Um flüssig zu lesen, ist es hilfreich, beim Lesen die Augen über den Text zu führen. Aktiv und nicht irgendwie, das heißt, so, dass Sie Zeile für Zeile lesen, ohne dabei große Textsprünge zu machen. Das wirkt den wichtigsten Lesekrankheiten entgegen.
Das Gehirn als Schaltzentrale braucht konkrete Anweisung und fokussierte Aufmerksamkeit. Dann sparen Sie nicht nur Zeit, Sie nutzen die vorhandene effizient und effektiv.
Das wünsche ich Ihnen sehr,
Petra R. Lehner
Petra R. Lehner – Erfolg mit Gehirn und Herz www.petralehner.com
P.S.: Wenn Sie in Sachen Gehirnoptimierung und Schnelllesen noch mehr wissen wollen, dann melden Sie sich doch gleich zur kostenlosen 8-Tage-Schnelllese-Challenge an oder holen Sie sich die 3 Tipps, wie sie sofort mehr Zeit sparen (wenn Sie das nach dem 3. November 2016 lesen).
Zeitmanagement Tipp Nr. 12 – Erhöhe deinen Gute-Laune-Faktor
von Yvonne Dathe / www.winmental.de
Sicher hast auch du schon bemerkt, dass vieles mit einer guten Stimmung leichter geht. Zahlreiche Studien kommen zu demselben Ergebnis auch in der Arbeitswelt. Menschen mit einer positiven Grundstimmung sind produktiver als ihre weniger gut gelaunten Kollegen. Lebensfreude steigert die Denkleistung und schafft die Möglichkeit für neue Sichtweisen. Es wird also neben der Produktivität auch noch die Kreativität gesteigert, das berichtet unter anderem die Wirtschafts Woche.
Auch die Welt berichtet darüber wie die Gute Laune produktiv macht. Inzwischen werden in manchen Firmen sogar sogenannte „Feel Good Manager“ eingestellt, die dafür sorgen sollen, dass das Betriebsklima gut bleibt.
Doch jeder von uns weiß, wir sind nicht jeden Tag gut drauf. Was kannst du also tun, um deine Stimmung wieder auf ein produktives Maß zu heben?
Gute-Laune-Fragen für gute Stimmung und gutes Zeitmanagement
Mit der Beantwortung folgender Gute-Laune-Fragen, wird sich deine Grundstimmung schnell zum positiven wandeln und deine Produktivität deutlich gesteigert:
- Wofür bin ich in diesem Moment dankbar?
- Worauf bin ich stolz?
- Was begeistert mich.
- Mit welchen Menschen bin ich gern zusammen?
- Welches sind meine schönsten Erinnerungen?
- Wie kann ich mir JETZT etwas Gutes tun?
- Was liebe ich an mir?
Du bist kein Opfer deiner Stimmung. Was nicht heißen soll, dass wir nicht auch mal schlecht drauf sein dürfen, wenn uns etwas Negatives widerfahren ist – das ist menschlich. Doch mit etwas Training lässt sich die Grundstimmung und somit auch die Produktivität steigern.
Ich wünsche dir viel Aufwind für deinen Gute-Laune-Faktor!
Liebe Grüße, sendet
Yvonne
Mehr Lebensfreude, Stressresistenz und Wohlbefinden möchte wohl jeder. Mein Name ist Yvonne Dathe, als Dipl. Betriebswirtin und Psychologische Beraterin helfe ich den Lesern meines WinMental-Blogs genau das zu erreichen. Während der 21-Tage-POSIMISMUS-Challenge erhöhen die Teilnehmer ihre guten Gefühle für mehr Produktivität, Kreativität und Widerstandsfähigkeit.
Kontakt: Yvonne Dathe – www.winmental.de
Zeitmanagement Tipp Nr. 11 – Zeit sparen – ein etwas anderer Ansatz
von Lisa Keskin / lisakeskin.com & blubbb.at
Wir haben alle durch die Bank zu wenig Zeit, speziell wir Unternehmer(innen). Wir tun, machen, mailen, antworten, schreiben, schicken, bereiten vor; dazwischen versuchen wir, uns halbwegs gesund zu ernähren und unseren Körper nicht komplett verfallen zu lassen (also machen wir Training, Yoga, laufen, was auch immer). Und manchmal schlafen wir sogar – wenn auch meist zu wenig.
Die Uhr dreht sich, und je mehr wir machen, desto schneller scheint sie sich zu drehen. Die Folge: Erschöpfung, das Gefühl der Überforderung; wenn es ganz schlimm kommt, stellt sich irgendwann ein Burnout ein.
Meine Lösung (auch wenn ich es nicht immer schaffe): Entschleunigung.
Anstatt der dritten Tasse Kaffee und dabei einem Chat auf Facebook (bei dem ich mir selber die Zeit stehle, weil wieder irgendjemand Hilfe braucht, oder ich gute Ratschläge geben will) einfach kurz raus aus allem.
Das Handy aus, den Wecker auf eine halbe Stunde später stellen, Entspannungsmusik abspielen (mein Favorit ist Now you are free von Enya), in einen bequemen Sessel setzen, Augen zu. Meditieren. Oder auch nicht. Aber auf jeden Fall: keine Gedanken; alles, was daherkommt, einfach vorbeiziehen lassen. Die Seele ein Stück aufmachen, Kraft sammeln. Alternativ funktioniert es auch mit dem Streicheln einer Katze, einem guten Buch (keine Fachliteratur!), der Pflege von Blumen, einer Runde Laufen und bei manchen sogar mit Putzen oder Aufräumen. Wichtig ist es, den Kopf leer zu bekommen.
Der Dalai Lama sagt: „Meditiere täglich 20 Minuten. Außer du hast keine Zeit. Dann meditiere 40 Minuten!“
Das klingt paradox? Vielleicht. Ist es aber nicht. Denn nach dieser Zeit der Ruhe und Sammlung geht vieles schneller und leichter von der Hand – viel leichter, als wenn man ohne Pause arbeitet. Um noch mit allem schnell fertig zu werden. Und dieses Layout noch zu vollenden, jenen Kostenvoranschlag noch zu schicken, den Vortrag für nächste Woche vorzubereiten und dann „noch ganz schnell“ fünf Mails zu beantworten. Wenn man hudelt, passieren Fehler. Und das bedeutet: an ein- und demselben Projekt drei Mal oder öfter nacharbeiten zu müssen. Im besten Fall. Im schlimmsten Fall kommt es durch eine unachtsame Mail zu Missverständnissen mit Kunden oder Lieferanten. Weil man schon müde war, nicht mehr aufmerksam oder mit den Gedanken schon beim nächsten Auftrag. Und dieses Nacharbeiten kostet viel mehr Zeit und führt eher zu Zeitnot, als alles in gemessenem Tempo, mit voller Aufmerksamkeit und bewusst abzuarbeiten.
Auch ein Telefon muss nicht immer sofort abgehoben werden. Manchmal ist es sogar besser, das, was man gerade macht, fertigzustellen und dann zurückzurufen, als konzentriertes, produktives Arbeiten zu unterbrechen und dann am Handy ohnehin gereizt und unaufmerksam zu sein. Bei vielen Fabrikaten gibt es die kleine, aber feine Funktion, eine SMS direkt an den Anrufer zu senden – mit dem Hinweis, man werde sich so bald wie möglich melden. So wird auch ein (potenzieller) Kunde ein Nicht-Melden nicht als Unachtsamkeit wahrnehmen, sondern wissen, woran er/sie ist.
In diesem Sinne: ein entspanntes Om. 😉
Lisa Keskin
PS: Nicht ungeduldig werden. Der Mut, Arbeit manchmal einfach liegen zu lassen, stellt sich erst mit der Zeit ein, es ist ein Prozess. Ich lerne selber jeden Tag ein Stückchen mehr loszulassen und zu vertrauen. Weil sich immer alles ausgeht – egal, ob man sich zerfleischt oder einfach „nur“ das Beste gibt.
Lisa Keskin
Inhaberin von blubbb – die Kommunikationswerkstatt e.U., freie Autorin, Texterin
Fehlen dir die Worte? Wir haben sie! www.blubbb.at. Besuche auch blubbb auf Facebook und blubbb auf Twitter.
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Zeitmanagement Tipp Nr. 10 – Arbeite mit Pufferzeiten
von Thomas Mangold / www.selbst-management.biz
Jetzt mal Hand aufs Herz: Wie oft kannst du behaupten, dass du einen Arbeitstag hattest, an dem nichts Unvorhergesehenes dazwischen gekommen ist? Im Normalfall ist das nahezu nie der Fall. Jeden Tag kommen Aufgaben herein, die am Beginn des Arbeitstages noch nicht absehbar waren und für die Du eigentlich keine Zeit hast.
Diese Tatsache ist auch einer der Hauptgründe, warum es die meisten Menschen nicht schaffen ihre Aufgaben-Listen abzuarbeiten. Der Tag ist bis in die letzte Minute durchgeplant, kommt dann aber eine unvorhersehbare Aufgabe daher, ist die komplette Planung über den Haufen geworfen.
Das muss nicht sein, denn die Lösung für dieses Zeitmanagement-Problem lautet:
Pufferzeiten.
Lass dir einfach in der Tagesplanung, Platz für diese unvorhersehbaren Aufgaben. Hört sich eigentlich ganz logisch an oder? Stellt sich nur die Frage, wie viel Platz du lassen solltest. Genügen 30 Minuten, sind es 60 Minuten, oder gar 2,5 Stunden? Die gute Nachricht auf diese Frage ist, dass auch unvorhersehbare Aufgaben ein gewisses Muster haben. Zumindest in den meisten Fällen.
Sammle einfach die nächsten 10-20 Werktage alle Daten dieser unvorhersehbar hereingekommenen Aufgaben:
- Datum
- Uhrzeit
- Dauer
- Art
- Usw.
Nach diesen 20 Werktagen summierst du die Zeiten, die du an diesen Aufgaben gearbeitet hast und dividierst sie durch 20. Schon hast du einen guten Durchschnittswert berechnet, den du nun in deine Tagesplanung integrieren kannst. Möglicherweise erkennst du aber auch ein Muster (z.B. Montags sehr viele unvorhersehbare Aufgaben, Freitag kaum welche).
Je mehr und je länger du diese Daten sammelst und auswertest, desto genauer wird deine Prognose sein.
Kannst du damit exakte Vorhersagen treffen? Nein natürlich nicht. Es wird immer wieder Tage geben, an denen du weit über den Durchschnitt liegst und Tage, an denen du weit darunter liegst. Bist du über dem Durchschnitt, wirst du an Überstunden nicht vorbeikommen. Bist du darunter, kannst du dir Zeitausgleich nehmen, oder einfach die Aufgaben des morgigen Tages vorziehen.
Die Berechnung der Pufferzeit wird dir auf alle Fälle massiv dabei helfen, deinen Tag besser zu organisieren, ein besseres Selbstmanagement zu entwickeln und am Ende des Tages auch die letzte Aufgabe auf deiner ToDo-Liste abgehakt zu haben.
Dabei wünsche ich dir viel Erfolg.
Liebe Grüße,
Thomas
Mehr freie Zeit zur Verfügung haben, wer will das nicht. Mein Name ist Thomas Mangold und ich helfe den Lesern meines Selbstmanagement-Blogs und meiner Bücher, den Hörern meines Podcasts und den Mitgliedern meiner Selbstmanagement-Plattform ihr Leben effizienter und produktiver zu gestalten, um dieses Ziel zu erreichen!
Zeitmanagement Tipp Nr. 9 – Schaffen Sie sich wertvolle Zeit-Freiräume durch Delegieren
von Gabriele Thies / www.gabrielethies.de
Kennen Sie das chinesische Sprichwort „Wer loslässt, hat beide Hände frei“?
Loslassen können Sie alles Mögliche, angefangen von Gegenständen über Gedanken bis hin zu schlechten Gewohnheiten.
Loslassen können Sie auch bestimmte Aufgaben und Kompetenzen. Denn Ihr Tag hat nur 24 Stunden und Sie brauchen neben Ihrem Job, auch wenn er noch so viel Spaß macht, Zeit für sich selbst, um Ihre Batterien aufzuladen und Zeit für Lieblingsmenschen und -freizeitbeschäftigungen. Zeit also für das, was Wesentlich in Ihrem Leben ist.
Wenn Sie lernen, wie Sie sinnvoll delegieren und sich selbst entlasten, bekommen Sie neben Zeit-Freiräumen noch einen weiteren Bonus: Sie können sich selbst den Aufgaben widmen, die Ihnen wirklich Spaß machen, die Ihren Talenten entsprechen und die Sie in den Flow und gleichzeitig Ihren Zielen näherbringen. Klingt gut, oder?
Sie wollen effektiv und erfolgreich Aufgaben abgeben und sich zeitliche Freiräume schaffen? Dann beantworten Sie vorher die entscheidenden 5 W-Fragen: Was? Wer? Warum? Wie? Wann?
WAS genau ist die Aufgabe?
Definieren Sie eindeutig den Inhalt, das Ziel und Ihren Qualitätsanspruch für die Aufgabe, die Sie abgeben möchten.
WER kann diese Aufgaben am besten übernehmen?
Wer ist am besten dafür geeignet? Wer hat die zeitlichen Kapazitäten, die entsprechende Qualifikation und notwendige Motivation? Bedenken Sie, dass die kostengünstigste Lösung nicht automatisch die beste ist.
WARUM ist diese Aufgabe wichtig?
Welche Hintergrundinformationen und Rahmenbedingungen muss die Person kennen, an die Sie delegieren möchten? In welchem Kontext steht die Aufgabe? Wo steckt der Nutzen für beide Seiten?
WIE kann die Aufgabe am besten erledigt werden?
Überlegen Sie, wie detailliert Sie den Lösungsweg vorgeben wollen und müssen. Inwieweit kann die Person, der Sie die Aufgabe übertragen möchten, im besten Falle selbst entscheiden?
WANN muss die Aufgabe fertig sein?
Welche Zeitvorgaben sind wichtig? Welche Zwischen- und Finaltermine? Welche Priorität hat die Aufgabe?
Vielleicht klingt das zu aufwendig in Ihren Ohren, dennoch werden Sie ein besseres Ergebnis erzielen, wenn Sie sich für diese Fragen Zeit nehmen, vor allem langfristig gesehen. Und das ist ein entscheidender Schritt zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements, für ein gelasseneres Leben und auf dem Weg zu Ihrem Erfolg. Probieren Sie es einfach mal aus, weniger selbst zu machen und dadurch ganz entspannt mehr zu erreichen.
Gabriele Thies
Büro- & Eventmanagement. Für Trainer, Berater & Coaches.
„Geh in deiner Arbeit auf, nicht unter“
http://www.gabrielethies.de post@gabrielethies.de
Zeitmanagement Tipp Nr. 8 – Das Eisenhower-Prinzip – Zeit- und Arbeitsmanagement mit System
von Benedikt Ahlfeld / www.BenediktAhlfeld.com
Das Arbeiten mit To-Do-Listen ist ein erfolgsversprechendes Modell zur Optimierung des persönlichen Zeitmanagements und zur Verbesserung der Selbstorganisation. Für das Arbeiten mit To-Do-Listen gibt es viele Möglichkeiten. Vom einfachen Arbeiten mit Post-it‘s, über das handschriftliche Erstellen einer Liste, das Arbeiten mit einem Aufgabenbuch oder computergesteuerte Systeme zur Begleitung wie Wunderlist. Eine Hilfeliste in der Form einer To-Do-Liste unterstützt dich dabei, dir Klarheit über deine Aufgaben und über deine Ressourcen zu verschaffen. Sie ist ein von dir selbst erstellter Leitfaden, der dich durch deinen Arbeitsalltag leitet, die Gründe für eine notwendige Umsetzung klar aufzeigt und dich dabei unterstützt an deiner Umsetzungsdisziplin zu arbeiten. Eine der effektivsten und übersichtlichsten Formen der Darstellung ist das Eisenhower-Prinzip. Mit der klassischen Technik des Eisenhower-Prinzips kann es dir einfach gelingen, deine Aufgaben, deine Dringlichkeiten und die dafür notwendige Zeit in eine vernünftige Balance zu setzen und die Fortschritte laufend zu verfolgen.
Mein persönlicher Zeitmanagement Tipp!
Eine To-Do-Liste nach dem Eisenhower-Prinzip baut vor allem auf die Parameter der Wichtigkeit und der Dringlichkeit auf. Du kannst eine Aufgabe als wichtig sehen, wenn du die Erledigung der Aufgabe unbedingt brauchst, um dein Ziel zu erreichen. Die Dringlichkeit hat einen Bezug auf den zeitlichen Faktor. Eine Aufgabe muss bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden. Ist es egal, wann diese Aufgabe erledigt wird, dann ist keine Dringlichkeit gegeben. In einem ersten Schritt, reihst du deine Aufgaben am besten in einem Raster nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Dabei ordnest du die Aufgaben den vier Untergruppen: nicht dringlich, aber wichtig, dringlich und wichtig, weder dringlich noch wichtig, dringlich, aber nicht wichtig zu.
- Hohe Dringlichkeit und hohe Wichtigkeit: Diese Aufgaben haben absolute Top-Priorität. Ihre Erfüllung ist zwingend notwendig, damit du deine Ziele erreichen kannst.
- Hohe Wichtigkeit, aber keine Dringlichkeit: Diese Aufgaben sind absolut wichtig, für deine Zielerreichung, aber an keinen festen Zeitpunkt in der nahen Zukunft gebunden. Dennoch müssen sie bis zum Tag X abgeschlossen sein, um deine Zielerreichung nicht zu blockieren. Im Regelfall kümmerst du dich selbst um diese Art von Aufgaben.
- Hohe Dringlichkeit, aber keine Wichtigkeit: Unter diese Rubrik fallen Aufgaben, bei denen eine zeitnahe Erledigung notwendig ist. Diese Aufgaben musst du nicht selbst erledigen, sondern sie können auch delegiert werden.
- Keine Wichtigkeit und keine Dringlichkeit: Die Erfüllung dieser Aufgaben ist ein Nice-to-have. Sie sind nicht unbedingt dafür notwendig, um dein Ziel zu erreichen und sie haben auch bei einer Nichterledigung keine Auswirkung.
Das Eisenhower-Prinzip kann dich dabei unterstützen, mehr Klarheit in deinen Arbeitsalltag zu bringen und hilft dir, durch das Betrachten aus der Vogelperspektive und den Fokus auf das Big Picture beim Modellieren, Messen und Anpassen deiner Zielerreichung. Fällt es dir selbst schwer, dir ein Bild über deine Fähigkeiten und dein Potenzial zu machen, können dir Methoden aus der NLP oder Hypnose dabei helfen, mehr über dich zu erfahren. Du kannst lernen, dich gezielt darauf zu fokussieren und diese Erkenntnisse in die Gestaltung deiner To-Do-Listen einbeziehen.
Das Arbeiten mit To-Do-Listen wird mit Sicherheit zu einer Veränderung in deinem Arbeitsverhalten führen. Doch hast du dich einmal dazu entschlossen, mit diesem System zu starten, wirst du schnell erkennen, plötzlich mehr Zeit für das Wesentliche zu haben und keine Zeit an Aufgaben mit niedrigen Prioritäten zu verschwenden. Zusätzlich bietet dir die Dokumentation deiner Aufgaben nach der Zielerreichung die Möglichkeit, dich selbst zu messen und dein daraus gelerntes und dokumentiertes Wissen in deine nächste Projektplanung einfließen zu lassen. Dadurch kannst du dich laufend weiterentwickeln, lernen dein gesamtes Potenzial mit maximaler Effizienz zu nutzen und gleichzeitig für mehr Produktivität sorgen.
Über den Autor:
Benedikt Ahlfeld ist Trainer, Autor und Entscheidungsmacher. Er zeigt, wie man selbstbestimmte Entscheidungen trifft und damit seine volle innere Kraft nutzt. Besuche ihn auf www.BenediktAhlfeld.com und finde heraus, wie du dein Leben nach eigenem Standard gestalten kannst.
Zeitmanagement Tipp Nr. 7 – Priorisieren Sie Ihren E-Mail-Alltag – jeden Morgen aufs Neue!
von Sven Deutschländer / www.SEO-Profi-Berlin.de
Wir ersticken in E-Mails. Tag für Tag erreicht uns eine Flut elektronischer Nachrichten. Bei vielen meiner Mitmenschen führt dies zu einer endlos langen E-Mail-Liste im Posteingang, die Morgen für Morgen für schlechte Laune sorgt. Mit etwas Zeitmanagement lässt sich dies ändern!
Wer sich morgens zehn Minuten Zeit nimmt, um den Posteingang aufzuräumen, verliert den Horror vor Bürotagen. Bekommt jede E-Mail eine Priorität zugeteilt, dann wird sie nur zweimal angefasst – einmal beim Priorisieren und noch einmal beim Wegarbeiten!
Ein Morgen im Büro folgt bei mir einem festen Ritual:
- Rechner anwerfen,
- Kaffee fassen,
- E-Mails abholen,
- E-Mail-Posteingang für den Bürotag vorbereiten.
Mein Posteingang wird jeden Morgen konsequent leergeräumt. Dabei lassen sich alle E-Mails in vier Kategorien unterteilen:
- Spam – kann sofort ohne gründliches Lesen gelöscht werden.
- Newsletter und ähnliche Nachrichten, die auf Mehrwert überflogen werden:
- Was keinen Mehrwert enthält, fliegt sofort in den Papierkorb.
- News mit Mehrwert, kommen in einen speziellen Ordner. Alle Nachrichten in diesem „Teilen“-Ordner nutze ich dafür, meinen Followern bei Twitter, Facebook, XING, LinkedIn und Google+ wertvolle Onlinemarketing-Lesetipps an die Hand zu geben.
- Nachrichten, die sich auf der Stelle ganz kurz beantworten lassen. „Ja“, „Nein“ oder die Bestätigung eines vereinbarten Termins zählen zu solchen ganz kurzen Antworten.
- Alles, was nun noch übrig bleibt, sind Nachrichten, die einer ausführlicheren Antwort bedürfen. Sie verschiebe ich in meinen „Noch beantworten“-Ordner.
Nun ist der Posteingang leer. Für dieses kleine bisschen Zeitmanagement sind nur fünf Minuten nötig gewesen. Weitere fünf Minuten brauche ich jetzt noch für die Auswahl der E-Mails, die ich an diesem Bürotag „wegarbeiten“ möchte.
Dazu öffne ich den „Noch beantworten“-Ordner und gehe alle E-Mails darin kurz durch. E-Mails, die ich heute beantworten will, verschiebe ich in den Posteingang. Alle anderen bleiben im „Noch beantworten“-Ordner. Kehre ich jetzt – mit einem klaren Plan vor Augen – zum Posteingang zurück, dann liegen dort nur noch E-Mails, die ich heute auch tatsächlich beantworten kann und will.
Mein Bürotag ist zu Ende, wenn ich die Liste an ausgewählten E-Mails im Posteingang abgearbeitet habe. Gleich zwei „psychologische Tricks“ gelingen mir mit diesem Zeitmanagement-Tipp:
- Jeder Tag endet mit einem Erfolgserlebnis. Ich schaffe, was ich mir vorgenommen habe. Mein Posteingang ist am Ende des Bürotages leer!
- Mich kann die tägliche E-Mail-Flut nicht (mehr) frustrieren. Das Gefühl, von E-Mails getrieben zu sein und am Anfang eines Tages schon zu wissen, nie fertig werden zu können, ist mir fremd … zumindest an den meisten meiner Tage 😉
Damit das wirklich funktioniert, sollten Sie auch noch diese drei Tipps beachten:
- Lassen Sie E-Mails nicht automatisch vom E-Mail-Programm abholen. Jedes Mal, wenn eine automatisch abgeholte E-Mail eine akustische Statusmeldung auslöst, lenkt sie Ihre Aufmerksamkeit von den „E-Mails des Tages“ ab. Rufen Sie stattdessen nur zweimal pro Tag manuell die neuen E-Mails ab – einmal nach der Mittagspause und ein weiteres Mal nach dem Abarbeiten Ihrer „E-Mails des Tages“.
Verfahren Sie mit den neu eingegangenen E-Mails genauso wie morgens mit den E-Mails, die über Nacht eingetroffen sind: Spam, News, Sofort-Nachrichten und „Noch beantworten“! - Nutzen Sie Vorlagen und Textbausteine für immer wiederkehrende E-Mail-Arten. Für Microsoft-Outlook wird hier beschrieben, wie man das einrichtet. Aber auch in vielen Online-Email-Tools wie Gmail stehen solche Funktionen zur Verfügung.
- Machen Sie es mit Ihren E-Mails dem Empfänger leicht, adäquat zu reagieren. Verwenden Sie stets aussagekräftige Worte im Betreff. Seien Sie freundlich, aber verbindlich – kurz und prägnant müssen Ihre E-Mails sein:
- Anrede,
- Dank für die letzte E-Mail,
- alle wichtige Infos,
- ein freundlichen Gruß, z.B. aufs nahende Wochenende,
- E-Mail-Signatur.
Wahren Sie also immer die Form. Schreiben Sie nie im Zorn. Und wählen Sie immer genau jenen Ton, in dem auch Sie per E-Mail angeschrieben werden wollen.
Happy Prioritizing wünscht Sven Deutschländer
Experte für Onlinemarketing und Suchmaschinenoptimierung in Berlin
www.SEO-Profi-Berlin.de – www.SEO-Profi-Akademie.de
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Zeitmanagement Tipp Nr. 6 – 5 Minuten Raumgestaltung am Morgen und Sie sparen jede Menge Zeit!
von Maria Husch / www.mariahusch.com
Unsere Räume beeinflussen unser Tun & Denken – 24 Stunden am Tag. Sie wirken auch auf unsere Ordnung, den Erfolg, die Ziele und vor allem auf uns selbst – das entscheidende Rädchen in Sachen Zeitmanagement.
Nehmen Sie sich bewusst jeden Morgen 5 Minuten Zeit für ihre Räume, damit sie Sie an dem Tag mit all den Aufgaben, Terminen und Zielen optimal unterstützen. Was können Sie konkret tun?
In Bewegung kommen: Holen Sie sich Dinge, die sich bewegen. Ein Brunnen, ein Bild vom Wasser (zB als Bildschirmschoner), eine Girlande, ein Bild, dass wirklich Bewegung zeigt. Bewegung im Raum bringt sie auch in den Alltag und wir können Dinge weitaus schneller erledigen.
Ordnung schaffen: Machen Sie ihren Schreibtisch frei für den Tag und die Aufgaben. Damit Freiraum für Neues ist und die Ablenkung vom Tisch ist. Struktur im Raum fördert die Struktur im Kopf (und im Selbstmanagement).
Machen Sie ihre Ziele sichtbar: Was ist das Ziel für den Tag? Machen Sie es wirklich im Raum sichtbar. Drucken Sie ein Bild aus, dass Sie und vor allem Ihr Unterbewusstsein daran erinnert. Schreiben Sie sich einen hübschen Zettel mit den 3 wichtigsten ToDos!
Perspektivenwechsel: Wechseln Sie heute mal die Perspektive in den Räumen. Sie werden neue Ideen, neue Sichtweisen und Blickwinkel bekommen- auch auf das Thema Zeitnot. Plötzlich sind neue Ideen weitaus schneller da. Schreiben Sie den nächsten Artikel auf einem Stehtisch, am Balkon oder in der Lobby eines 5-Sterne-Hotels.
Und wenn Sie in Sachen Selbstmanagement und Erfolg voll und ganz auf die Unterstützung Ihrer Räume setzen möchten – holen Sie sich mein Erfolgspaket.
Gestalten Sie Ihre Räume erfolgreich & Sie sind es!
Maria Husch – die Raumexpertin www.mariahusch.com
Zeitmanagement Tipp Nr. 5 – Erledigen Sie ungemütliche Aufgaben zuerst!
von Arian Simon / ariansimon.com
Wer kennt es nicht: Eine Aufgabe die man immer so vor sich herschiebt, weil sie nicht dringend ist.
Dennoch wäre es toll, wenn diese einmal erledigt ist. Sie ist also zumindest ein wenig wichtig.
Mein Tipp: diese Aufgabe(n) als allererstes für den Tag reihen.
Bevor man für die Außenwelt verfügbar ist.
Meistens sind es nicht einmal aufwendige Tasks, die wir vor uns herschleppen.
Es fühlt sich dann außerordentlich gut an, in einem Rutsch gleich mehrere von der Liste streichen zu können.
Zu dieser Liste rate ich übrigens auch. Am besten mit Farben priorisiert, auf Tage heruntergebrochen und von Ihnen mehrmals täglich verwendet. Mit gutem Gefühl die Tasks herunter zu streichen ist ungemein befriedigend und sie behalten stets den Tag im Griff – nicht umgekehrt.
Ich verwende hier übrigens einfach den Outlook Kalender, bei dem ich Tasks wie Termine eintrage. Doch es gibt hier Unmengen an Alternativen.
Arian Simon von webdesign-up.com.
Ich schreibe übrigens auf createtopnotchwebsites.com.
Zeitmanagement Tipp Nr. 4 – Verdoppeln Sie Ihre Produktivität – So habe ich es geschafft!
von Jörg Roos / www.joerg-roos.com
Seien wir ehrlich. Zeitmanagement ist in aller Munde. Egal ob Unternehmer oder Privatmensch – keiner hat heute noch Zeit. So hören und lesen wir es zumindest überall. Natürlich ist das schlicht falsch. Jeder von uns hat gleich viel Zeit. Nämlich 24 Stunden. Ja, das klingt banal, fast langweilig, aber es ist nun mal Fakt.
Ein Geheimnis erfolgreicher Unternehmer ist es, ihre Zeit eben wertvoll zu nutzen. Wertvoll meint hier, dass die Zeit eben nicht verschwendet, sondern im Sinne des Ziels genutzt wird.
So toll Apps für Smartphones und Tablets auch sind. Es sind auch absolute Zeitfresser. Und zwar immer genau dann, wenn wir diese technischen Helferlein nicht sinnvoll einsetzen. Immer wieder suchen wir nach neuen Apps, probieren sie aus und löschen sie dann wieder. Schließlich gibt es ja wieder was Neues. Von den „Zwischendurch-Intermezzi“ auf Facebook, Twitter und Co, will ich jetzt gar nicht erst anfangen. Gerade die App-Auswahl beschäftigt viele von uns und zwar häufig in guter Absicht.
Oft ist es die Suche nach der ultimativen Produktivitäts-App. Die eine App, die alles perfekt kann, Spaß macht und mich selbst eben wirklich produktiver macht. Für diese App-Suche investieren wir Stunden. Erst für die Internetrecherche, dann für die Einrichtung, dann für die anfängliche Benutzung und wenn wir die App dann gut beherrschen, entdecken wir wieder eine neue App. Der Kreislauf beginnt von vorn. Mir ging das bis vor 2 Jahren nicht anders. Und dann hat es Klick gemacht…
Als Führungskraft in einem Konzern habe ich ohnehin schon einen gefüllten Terminkalender. Als Familienvater und Ehemann, der sich gerne in der Freizeit mit Freunden trifft, werden die Ansprüche an mein Zeitmanagement nicht geringer. Als ich dann aber vor ein paar Monaten beschloss mich nebenberuflich selbstständig machen zu wollen, war ich froh ein System gefunden zu haben, dass für mich perfekt funktioniert und mich aus dem beschriebenen Dilemma rausgeholt hat.
Ich habe mein Smartphone zum „Digital-Assistent“ gemacht. Genau wie eine andere Person eine Assistenz sein kann, kann das auch das Smartphone (in Teilen) sein. Nämlich dann, wenn man sich klar macht, was das Smartphone wirklich machen soll und wann ich mit dessen „Arbeit“ zufrieden bin. Ich wollte primär tatsächlich produktiver damit werden, denn sonst lohnt sich eine Investition von mehreren Hundert Euro in so ein Smartphone für mich nicht.
Dazu habe ich mich gefragt, wodurch meine Produktivität denn beeinflusst wird und welche Themenfelder damit angesprochen werden. Wie in den meisten Fällen, war das bei mir:
eMail, Kalender, Aufgaben, Notizen und Projekte
Da ich diese ewige App-Suche nun auch ein für alle Mal abstellen wollte, habe ich dann einen echten Kriterienkatalog je Themenfeld aufgeschrieben und so eine Liste mit den wirklich relevanten Punkten nach rund 30 Minuten vor mit liegen gehabt. Solche Sessions habe ich schon damals in Evernote erledigt. Im Grunde war das ja gar nicht so wahnsinnig neu. Allein, dass ich es bewusst aufgeschrieben habe, war neu und dadurch auch teilweise sehr erhellend für mich.
Dann bin ich auf die Suche gegangen und habe mich ganz bewusst für diverse Apps entschieden. All diese Apps erfüllten meine Erfolgskriterien und teilweise war ich wirklich über meine Entscheidung überrascht.
Aber jetzt kommt das Entscheidende: Ich habe mir damals ganz fest vorgenommen, eben nicht mehr permanent auf die Suche zu gehen und bei nächster Gelegenheit eine neue App zu versuchen. Wenn ich interessante News lese, dann speichere ich diese in Evernote und versehe sie mit entsprechenden Schlagworten. Im Rahmen meines persönlichen Jahres-Rückblicks und der Planung des kommenden Jahres, hole ich die News wieder hervor. Da ich mich in dieser Phase sowieso der Frage stelle, wie ich mir mein zukünftiges Leben so vorstelle, passt auch dieser (technische) Aspekt da sehr gut hinein. Wenn also meine Ziele für das kommende Jahr definiert sind, dann ist es auch angebracht zu fragen, welche Tools mich dabei unterstützen sollen. Hier kann ich mich dann eingehend mit App-Alternativen beschäftigen und mich ggf. für einen Wechsel entscheiden.
Ich mache das jetzt also seit 2 Jahren und bin begeistert. Mein Smartphone ist viel aufgeräumter. Das fühlt sich für mich irgendwie gut an. Auch weil nicht mehr so viele Apps installiert sind, werden meine Workflows immer weiter optimiert. Alles läuft mit der Zeit immer mehr zusammen. Ich bin extrem zufrieden damit.
Jetzt steht natürlich der große Elefant im Raum: Bin ich auch produktiver geworden?
Meine Antwort: Auf jeden Fall und zwar deutlich. Ich nutze Apps, die mir wirklich den Alltag erleichtern. Ich habe eigentlich immer und überall meine wesentlichen Informationen dabei und ich habe wirklich großen Spaß an meinen Workflows. Dadurch nutze ich sie intensiv und schaffe deutlich mehr in weniger Zeit. Das nenne ich dann produktiver.
So bleibt dann auch genügend Zeit zum Auftanken…
Es kommt halt darauf an, die Technik für sich zu nutzen und sich nicht von der Technik benutzen zu lassen. Ich habe übrigens seitdem nur eine App mehr gewechselt, eben weil ich so gut jetzt klar komme. 🙂
Jetzt viel Spaß beim „Nachmachen“!
Jörg Roos
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Zeitmanagement Tipp Nr. 3 – Verstecken Sie sich
von Roman Kmenta / www.romankmenta.com
Was wenn Sie einfach nicht da sind? – Oft kämpfen wir damit, dass wir von anderen Menschen bei wichtigen Dingen, größeren Projektarbeiten etc. unterbrochen und gestört werden. Doch das könnten Sie nicht, wenn Sie einfach nicht da wären. Verschwinden Sie, ziehen Sie sich irgendwohin zurück wo Sie niemand findet. Sagen Sie niemandem Bescheid. Ja, ich weiß, da melden sich vereinzelte Wenns und Abers. Wenn Sie es sonst gar nicht aushalten, sagen Sie, dass Sie sich verstecken (sodaß sich niemand Sorgen machen muss), aber sagen Sie nicht wo!
Meine Erfahrungen damit sind:
- Die Welt dreht sich weiter. Auch einmal ein paar Stunden oder sogar ein paar Tage ohne Sie.
- Ich schaffe es so längere Arbeiten (Buch schreiben, Angebot ausarbeiten etc.) wesentlich schneller und besser zu erledigen
- Gerade wenn man glaubt in Zeitnot zu sein und sich das nicht leisten zu können, ist es oft die beste Strategie für Ihr Zeitmanagement
- Man könnte süchtig werden danach!
Zeitmanagement Tipp Nr. 2 – Konzentrieren Sie sich auf die wertvollsten Tätigkeiten
von Roman Kmenta / www.romankmenta.com
Gratis A2 Poster zum Download
Nicht alles, was Sie tun ist im Hinblick auf die Erreichung Ihrer Ziele gleich „wertvoll“. Ein Gespräch mit einem potenziellen Großkunden ist z.B. wertvoller als eines mit einem Kleinstkunden, wenn Ihr Ziel die Umsatzsteigerung ist. Wenn Sie Ihr Betriebsklima in ungeahnte Höhen heben wollen, dann ist ein Gespräch mit Mitarbeitern ganz sicher wertvoller als die Schreibtischschubladen wieder einmal aufzuräumen. Ich will damit keine Tätigkeit schlecht machen, aber unser Tag hat nur 24 Stunden und wir müssen Entscheidungen treffen und Prioritäten setzen.
Prioritäten setzen und auslagern was geht!
Wenn es um den wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Tätigkeit geht, so sollten Sie, ganz nüchtern betrachtet nichts tun, was jemand anderer günstiger als Sie und gut genug tun kann. Wie viel Ihre eigene Zeit wert ist, können Sie mit der Anleitung unter Zeitmanagement Tipp Nr. 1 berechnen.
So ist es z.B. vollkommen unökonomisch einen Autoverkäufer zum Fahrzeuganmelden zu schicken. Jener ist ganz sicher sehr viel wertvoller im Kundenkontakt eingesetzt, währenddessen den Behördenweg auch eine Hilfskraft machen kann.
Für selbstständige Dienstleister gibt es eine Übersicht über den Wert einzelner Tätigkeiten für ihr Geschäft auf diesem Poster (zum gratis Download) hier zusammengefasst.
Zeitmanagement Tipp Nr. 1 – Berechnen Sie den Wert Ihrer Zeit
von Roman Kmenta / www.romankmenta.com
Haben Sie schon einmal berechnet wie viel Ihre Zeit wert ist? Nein? Dann machen Sie es, denn der Wert Ihrer Zeit ist die Basis für hohes Einkommen. Außerdem erwarten Sie wahrscheinlich von Ihrem Umfeld (beruflich wie privat), dass man Ihre Zeit zu schätzen weiß und diese nicht unangemessen, für Tätigkeiten, die „unter Ihrem Wert“ sind in Anspruch nimmt. Doch um zu wissen ob etwas „unter Ihrem Wert“ ist müssen Sie diesen erst berechnen.
Um den Wert Ihrer Zeit zu berechnen, können Sie Ist- oder auch Zielwerte verwenden. Es empfiehlt sich beides auszurechnen. Damit wissen Sie, wo Sie stehen und wo Sie hinwollen. Je nachdem ob Sie in einem Angestelltenverhältnis arbeiten, oder aber selbstständig oder unternehmerisch tätig sind, können Sie den Wert Ihrer Zeit auf verschiedene Arten berechnen. Folgende Kenngrößen können Sie als Basis für Ihre Berechnung heranziehen:
- Gehaltskosten + Nebenkosten (für Angestellte) – Ist- oder Zielwerte
Ein Beispiel: Sie verdienen 3.500 € pro Monat und verursachen (inkl. Gehaltsnebenkosten, Firmenauto, Reisespesen etc.) 7.000 € an Kosten für Ihren Arbeitgeber. Wenn Sie 200 Stunden pro Monat arbeiten, dann ist der minimale Wert, den Sie für Ihr Unternehmen erwirtschaften sollten 35 € pro Stunde. Dann hat aber Ihr Arbeitgeber noch nichts verdient. - Den Deckungsbeitrag, den Sie erwirtschaften oder (gemäß Zielsetzung) erwirtschaften sollen (für angestellte Verkaufsmitarbeiter)
Ein Beispiel: Sie erwirtschaften pro Monat 100.000 € Deckungsbeitrag. Wenn Sie 200 Stunden / Monat arbeiten, dann sind Sie für Ihre Firma 500 € pro Stunde wert. - Den Gewinn, den Sie erzielen bzw. erzielen wollen (für Selbstständige und Unternehmer)
- Den Umsatz, den Sie erwirtschaften bzw. erwirtschaften wollen (für selbstständige Dienstleister)
Wenn Sie 100.000 € Jahresumsatz erzielen wollen, als Berater z.B. und davon ausgehen, dass Sie 50 fakturierbare Tage im Dienst Ihrer Kunden tätig sind, dann ist jeder dieser Tage 2.000 € wert (zumindest für Sie).
Berechnen Sie verschiedene Werte aus unterschiedlichen Blickwinkeln und spielen Sie mit diesen Zahlen ein wenig herum. Sie werden feststellen, dass Ihre Bewusstheit darüber wie viel Ihre Zeit wert ist bzw. auch wie viel Sie dafür verlangen müssen stark zunimmt.
Strategien und Tipps für Ihr erfolgreiches Business finden Sie im regelmäßigen „Quantensprung Magazin“. Registrieren Sie sich jetzt.
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Unternehmer, Autor und Keynote Speaker
Mag. Roman Kmenta ist als Keynote Speaker und Redner international tätig. Er berät Unternehmen und Unternehmer zu den Themen Verkaufs- und Marketingstrategien für höhere Preise, Honorare und Deckungsbeiträge.
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Fotos: Roman Kmenta, Fotolia
