Die grössten Zeitdiebe sitzen am Meetingtisch

Gastbeitrag von Birgit Baumann – internationale Trainerin, Moderatorin und Projekt-Managerin  – businessmind.at

Beitragsbild - Zeitdiebe Meeting - Birgit Baumann
Birgit Baumann

Birgit Baumann

Internationale Trainerin, Moderatorin, Projekt-Managerin

Birgit Baumann ist eine internationale Trainerin, Moderatorin und Projekt-Managerin. Sie inspiriert seit ca. 20 Jahren kleine sowie große Gruppen und gibt ihr profundes Wissen und ihre langjährige Erfahrung z.B. in ihren höchst interaktiven, kreativen und gleichzeitig effizienten Train-the-Trainer Seminaren bzw. ihren Moderationstrainings weiter. - www.businessmind.at - birgit.baumann@businessmind.at

„Digitalisierung“ ist eines der „Buzzwörter“ unserer Zeit – Volkschulkinder bekommen zu Schulbeginn ihr erstes Smartphone, Pensionisten halten sich mit Gedächtnisübungen am iPad fit und wir alle sind global über WhatsApp, Facebook, LinkedIn und Co. Global vernetzt.

Doch trotz aller neuen Möglichkeiten, die uns die digitalisierte Welt auch im Business-Sektor bietet (Telefon- und Videokonferenzen, virtuelle Meetings, etc.), sind Face-to-face Meetings immer noch das am häufigsten genutzte Kommunikationsinstrument in Unternehmen.

In Europa macht das im Schnitt rund 560 Meetings pro Kopf/Jahr. Eine ganz schöne Summe, nicht wahr?

Der/die europäische Otto-normal-Angestellte verbringt demnach etwa 20-40% seiner/ihrer Arbeitszeit in Meetings, wobei Anzahl und Dauer der Meetings zunehmen, je höher man die Karriereleiter hinaufklettert.

Im Top Management können Meetings sogar bis zu 90% der Arbeitszeit einnehmen.

Und das nicht umsonst: die Face-to-face Kommunikation ermöglicht gleichzeitig die unmittelbare Weitergabe von Information, persönliche Interaktion, schafft Vertrauen und beugt Missverständnissen vor.

Klingt doch in Summe ganz gut, oder?

Warum nur stellt es Ihnen (und mir!) dann beim bloßen Gedanken an Worte wie Jour Fixe, Strategie-Klausur, Tour de Table und – meinem persönlichen Highlight – „der Arbeitsgruppe“, vermutlich unisono die Haare zu Berge?

Warum kennen wir alle kaum jemanden, der von sich behaupten kann „Also ich steh total auf Meetings!“?

Dazu habe ich Ihnen hier erstmal 10 nur allzu bekannte „Meeting-Sünden“ zusammengetragen. Die meisten davon werden Sie vermutlich nur zu gut kennen:

  • Es gibt keine Agenda/Tagesordnung.
  • Die Ziele sind unklar.
  • Es werden keine Follow Up Termine/Umsetzungskontrollen/Deadlines vereinbart.
  • Einzelne TeilnehmerInnen verhalten sich kontraproduktiv – zB. agieren dominant, versuchen sich zu profilieren, halten Monologe, etc.
  • Apropos „Monologe“: keiner achtet auf die Zeitdisziplin.
  • Es wird „um den heißen Brei“ geredet, anstatt Probleme beim Namen zu nennen.
  • Es wird viel Zeit für triviale Fragen verschwendet.
  • Die Meetings werden ständig durch Anfragen von KollegInnen, Telefonanrufe, Unterlagensuche & Co unterbrochen.
  • Es werden keine klaren nächsten Schritte/TO DOs festgelegt.
  • Es werden keine Zuständigkeiten für definierte Maßnahmen zugewiesen oder diese werden unfair verteilt.

Haben Sie „Ihre“ Meetings wiedererkannt? Kein Wunder eigentlich, dass kaum jemand von uns gerne in Meetings sitzt!

Und ganz abgesehen davon, dass so viele Meetings unproduktiv und ineffizient sind und keinerlei Spaß machen, kosten sie auch noch Unsummen an Geld.

Und hier geht es nicht nur rein um die Personalkosten, die jeder einzelne Teilnehmer / jede einzelne Teilnehmerin eines ineffizienten Meetings verursacht. Haben Sie schon einmal von „Opportunitätskosten“ gehört? Das sind die Kosten, die dadurch entstehen, dass MitarbeiterInnen Zeit für Meetings aufwenden und somit andere Aufgaben, die vielleicht profitabler gewesen wären, nicht erledigen können. Ganz abgesehen von den sogenannten „Folgekosten“, die aufgrund von Fehlentscheidungen und Demotivation entstehen können.

Und nun halten Sie sich fest: in Summe entstehen aufgrund ineffizienter Meetings pro Jahr Kosten in MILLIARDENHÖHE.

Was nun aber tun gegen ineffiziente Meetings?

Meine Antwort (als international tätige Trainerin und Moderatorin) wird Sie vermutlich nicht groß überraschen: eine gute Moderation ist das Um und Auf eines jeden Meetings!

Und hier reicht schon das Beherzigen einiger einfacher Regeln:

  • Die Ziele sind klar definiert.
  • Es gibt eine Agenda/Tagesordnung.
  • Es werden klare nächste Schritte/TO DOs festgelegt.

Natürlich ist das effiziente Moderieren von Meetings in erster Linie Aufgabe der jeweils verantwortlichen Person (wenn es nicht einfach extern vergeben werden kann  – .was meiner Einschätzung nach wirklich oft besser ist, gerade bei komplexen, längeren Workshops mit einer großen Gruppen!). Aber auch als einfacher Teilnehmer/einfache Teilnehmerin können Sie im Falle fehlender Moderation steuernd eingreifen (zB. um eine Agenda bitten, anregen zu Beginn gemeinsame Ziele festzulegen, nach den anstehenden TO DOs fragen, etc.),  um das jeweilige Meeting, an dem Sie gerade teilnehmen, zu einem Erfolg werden zu lassen.

Wenn Sie selbst moderieren und sich noch zusätzliches Werkzeug, Tipps und anschauliche Beispiele abholen möchten, dann schauen Sie doch auf meinem Blog Mindfood vorbei, auf dem ich monatlich neue Erfahrungsberichte aus meiner persönlichen Praxis veröffentliche und Ihnen regelmäßig neue interaktive Methoden und spannende Artikel zum Thema „Moderation“ vorstelle.

Sind Sie außerdem auf der Suche nach einem kompakten Praxishandbuch für ModeratorInnen und TrainerInnen, dann werfen Sie einen Blick in mein Buch „Blühende Workshops und Trainings mit Erfolgsgarantie“.

Gerne biete ich auch Coachings für ganz spezifische Fragen zu Ihrer Moderations-Herausforderung an!  Kontaktieren Sie mich dazu gerne unter: birgit.baumann@businessmind.at! Oder unter: +43 699 12 57 36 61

Gewappnet mit dem richtigen Hintergrundwissen, ein wenig Erfahrung und Übung und einem kleinen Quäntchen Mut um sich aus seiner Komfortzone herauszuwagen rufen Sie doch Ihren KollegInnen beim nächsten Mal zu: „Lasst uns doch diesmal vorab unsere Ziele formulieren und eine strukturierte Agenda ausschicken! (..oder gar unsere Ideen eingangs auf Kärtchen schreiben und nach Themenbereichen clustern! 🙂 und sehen Sie was passiert!)

Birgit Baumann

0 Kommentare

Ihr Kommentar


Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Autor, Berater und Keynote Speaker

Mag. Roman Kmenta - Keynote Speaker, Autor, Trainer und Berater

Mag. Roman Kmenta ist als Keynote Speaker und Redner international tätig. Er berät Unternehmen und Unternehmer zu den Themen Verkaufs- und Marketingstrategien für höhere Preise, Honorare und Deckungsbeiträge. Roman Kmenta folgen auf Facebook, Twitter, XING, Google+, LinkedIn Fotos: pexels.com, Roman Kmenta