Mitarbeitergespräche richtig führen – Tipps zur Gesprächsführung
Gastbeitrag von Thomas Hoffmann
Führungskräften obliegt eine enorme Verantwortung: Sie müssen darauf achten, dass es im Unternehmen glatt läuft. Dazu gehört u. a., dass die Bilanzen stimmen, die Mitarbeiter motiviert wie zufrieden sind und ein stetiges Wachstum zu verzeichnen ist. Ein Mitarbeitergespräch bezeichnet alles, was über die routinemäßige Alltagskommunikation hinausgeht.
Es dient dazu den Arbeitnehmer abzuholen, ihn zu motivieren und ihm Perspektiven zu eröffnen oder Kritikpunkte anzusprechen. Mindestens einmal im Jahr steht deswegen bei vielen Unternehmen ein obligatorisches Personalgespräch an. Nicht immer verläuft alles zur Zufriedenheit des Unternehmensleiters, oft gibt es den einen oder anderen Reibungspunkt. Damit solche Mitarbeiter- bzw. Feedbackgespräche von Erfolg gekrönt sind und zu einer angenehmen Arbeitsatmosphäre beitragen, gibt es einige Dinge zu beachten.
Das Mitarbeitergespräch
Beim Mitarbeitergespräch handelt es sich in der Regel um ein Jahresgespräch unter vier Augen, welches üblicherweise jedes Halbjahr oder einmal im Jahr stattfindet. Die Ausnahme bilden sogenannte Disziplinargespräche, bei denen eine dritte Person zum Gespräch hinzugezogen wird. Normalerweise wird der Dialog immer vom direkten Vorgesetzten geführt. Die Angestellten haben im Übrigen nicht das Recht, ein Mitarbeitergespräch zu verweigern. Denn das wäre in jedem Fall ein arbeitsvertraglicher Pflichtverstoß. Der Dialog hat in der Regel immer eine bestimmte Zielsetzung, welche verfolgt wird.
Solche Inhalte können unter anderem sein:
- Neue Ziele vereinbaren
- Rückschau
- Beurteilungen besprechen
- Entwicklung und Förderung des Mitarbeiters
- Einführung in die Betriebsgemeinschaft
- Gute Leistungen des Mitarbeiters anerkennen
- Unzureichende Leistungen kritisieren und verbessern
- Rückkehr des Mitarbeiters nach z.B. der Elternzeit
- Klärung disziplinarischer Fragestellungen/Abmahnungen
- Die Kündigung
- Kompetenzen und Verantwortung übertragen
- Unterstützung bei persönlichen Problemen des Mitarbeiters
- Vorstellungsgespräche für neue Mitarbeiter
Besonders das erste Gespräch eignet sich besonders gut, um Mitarbeiterdaten zu erheben und dem neuen Unternehmensmitglied einen angenehmen Jobeinstieg zu ermöglichen. Erste To-dos können so erklärt werden und der Arbeitnehmer hat die Chance, alle Fragen seinerseits zum Unternehmen und seinen Aufgabenbereichen vorab zu klären.
Was ein gutes Feedback-Gespräch auszeichnet
Eine gute Personalführung lebt von regelmäßigen Mitarbeitergesprächen, welche gut vorbereitet sein und in kurzen Zeitintervallen erfolgen sollten. Inhalte des Austauschs sollten die geleistete Arbeit, zukünftige Ziele und Entwicklungen sein. Der Arbeitnehmer sollte Rückmeldung zu seinem derzeitigen Stand im Job wie auch Perspektiven für die kommenden Monate erhalten. Die Unterredung dient auch dazu, persönliche Anliegen und Wünsche auf beiden Seiten zu thematisieren und ggfs. konstruktive Kritik zu äußern. Die Konversation sollte in einer ruhigen und entspannten Atmosphäre stattfinden. Im Idealfall gehen nach einem gelungenen und hilfreichen Gespräch beide Fraktionen mit positiven Gefühlen zurück an die Arbeit. Um dies zu erreichen, ist aber vor allem eins nötig: eine gute Vorbereitung!
Die richtige Vorbereitung für das Mitarbeitergespräch
Als personalführender Vorsitzender sollten Sie niemals unvorbereitet an solche Gespräche herangehen. Im Normalfall gliedert sich die Unterhaltung mit dem Arbeitnehmer in fünf Phasen.
- Der Gesprächseinstieg
- Analyse und Rückmeldung
- Planung und Ziele
- Perspektiven und Entwicklung
- Gesprächsabschluss
Tipps für die Vorsitzenden: Bessere Mitarbeitergespräche leiten
Nachdem nun der klassische Aufbau der Konversation verdeutlicht wurde, gilt es, potenzielle Fehler während der Durchführung zu vermeiden. Allen voran ist eine schlechte bzw. gar keine Vorbereitung der größte Fehler, den Sie machen können. Wenn Sie keinen konkreten Plan im Voraus haben, gibt es selten eine Gesprächsstruktur, es können unsachliche Äußerungen passieren und im schlimmsten Fall endet der Austausch im Debakel, was Frust auf beiden Seiten zur Folge hat. Das wichtigste Gesprächsziel ist die Mitarbeitermotivation: Am Ende der Unterredung sollte der Mitarbeiter den Raum mit erhobenem Kopf verlassen und mit neuem Elan sowie Einsatzwillen an die Arbeit gehen können, völlig gleich, ob er vorab ein Ermahnungs-, Anerkennungs- oder Konfliktgespräch mit Ihnen führte.
1. Die Vorbereitung
Planen Sie über den Daumen gepeilt die Eckpunkte des Gesprächs: Datum, Uhrzeit, Ort und Dauer. Greifen Sie inhaltlich vor und fokussieren Sie sich auf eine Auswahl an Themen, um nicht abzuschweifen. Was wollen Sie ansprechen? Liegt der Fokus auf Aufgaben oder Soft-Skills bzw. Verhaltensweisen? Sie sollten nicht erst während des Gesprächs über mögliches Feedback nachdenken, sondern sich vorab Gedanken machen und reflektieren, z. B.:
- Was läuft gut in der Zusammenarbeit mit dem Kunden oder dem Team?
- Womit sind Sie, der Kunde oder das Team nicht zufrieden?
- Wie hat sich der Angestellte seit seiner Anstellung entwickelt?
- Stagniert die Leistung oder ist eine negative bzw. positive Entwicklung zu verzeichnen?
Machen Sie sich zu diesen Punkten Notizen, um sie während des Gesprächs als Leitfaden nutzen zu können.
2. Die Gesprächsführung
Bereiten Sie sich mental auf unerwartete Wendungen vor, bleiben Sie sachlich und behalten Sie die Zielsetzung des Gesprächs im Fokus. Bevor es zur Sache geht, sollten Sie zunächst mit einem lockeren und zwanglosen Einstieg eine angenehme Atmosphäre schaffen. Erst wenn eine positive Stimmung im Raum erzeugt wurde, wird die Kritikfähigkeit geweckt.
Führen Sie eine sachbezogene Diskussion und behalten Sie das Thema im Fokus, um später abschließende Maßnahmen zu formulieren. Teilen Sie ihre persönlichen Wahrnehmungen möglichst wertfrei mit und lassen Sie Ihr Gegenüber darauf eingehen. Formulierungen wie „Ich empfinde etwas so“ oder „auf mich hat etwas folgenden Eindruck gemacht“ helfen in der Regel dabei, dass sich der Gesprächspartner nicht direkt angegriffen fühlt und bereit ist, das Problem zu klären ohne abzublocken.
Wenn Sie Kritik konkret äußern, achten Sie auf ein gutes Mittelmaß zwischen Zuckerbrot und Peitsche: Loben Sie den Angestellten zunächst für positives Verhalten und äußern Sie nicht ausschließlich Kritik. Sie motivieren nicht, wenn Sie nur Fehlverhalten anprangern. Sprechen Sie zunächst Stärken an und geben positives Feedback, bevor Sie sich den Fehlern und Mankos widmen.
Haben Sie konstruktive Kritik geäußert, sollten Sie Anregungen zur Besserung, wie beispielsweise Teilnahme an einer Schulung, liefern. Sorgen Sie auch für Transparenz und Nachvollziehbarkeit, denn wenn Ihr Gegenüber nachvollziehen kann, wie Sie zu der Kritik gekommen sind, kann er das Urteil besser verstehen und akzeptieren. Kritik annehmen und sich ein „dickes Fell“ zulegen, um mit Kritik richtig umzugehen, ist ein Soft-Skill, den jeder Arbeitnehmer beherrschen sollte.
Umgekehrt gibt es bestimmte Gesprächs- und Verhaltensregeln, die jeder Personalvorsitzende während des Feedbacks beherrschen sollte. Besonders im Umgang mit schwierigen Angestellten oder Beschäftigten mit einem kleinen Selbstbewusstsein, sind diese umso wichtiger.
3. Die Ergebnisse festhalten
Halten Sie nach der Unterhaltung die Quintessenz des Gespräches fest. Besonders Ihre definierten Zielevereinbarungen oder Problemlösungen sollten Sie schriftlich fixieren, damit sich ggfs. zu einem späteren Zeitpunkt beide Gesprächspartner an diese erinnern können.
Die Spielregeln jedes Gesprächs in der Praxis
Spielen Sie das Gespräch vor Ihrem geistigen Auge einmal ab: Der Mitarbeiter sitzt Ihnen gegenüber, die Unterhaltung beginnt. Bemühen Sie sich um einen lockeren Einstieg ins Gespräch. Auch wenn Führungskräfte oft den Löwenanteil im Gespräch haben, sollte es ein Dialog bleiben und sich nicht in einen Monolog verkehren. Begehen Sie also nicht den klassischen Fehler und texten ihr Gegenüber zu, indem Sie erzählen, wie Sie die Situation einschätzen. Dies hat zur Folge, dass Ihr Gesprächspartner blockiert wird und selbst kaum aktiv an der Unterhaltung teilnehmen kann. Stellen Sie ihm für die Gesprächseröffnung lieber eine Frage und hören Sie seinem Feedback aufmerksam zu.
Solche Fragen können z. B. sein:
- Was ist Ihnen im heutigen Gespräch besonders wichtig?
- Haben Sie ein Anliegen, welches Sie konkret mit mir besprechen möchten?
- Woran arbeiten Sie gerade?
- Was motiviert sie aktuell besonders?
- Was haben Sie im vergangenen Jahr gelernt und mitgenommen?
- Wohin würden Sie sich gerne weiterentwickeln?
- Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?
- Sind Sie mit dem Arbeitsklima zufrieden?
- Haben Sie Spaß bei Ihrer Arbeit oder Ihrem Projekt?
- Haben Sie konkrete Probleme, bei denen ich helfen kann?
Weitere Fragen und Anregungen, die sich besonders gut im Feedbackgespräch machen, finden Sie beispielsweise hier. Wichtig ist, dass Sie zu jeder Zeit auf Augenhöhe kommunizieren, auch wenn Sie der Vorgesetzte sind. Das ist für eine gelungene Gesprächsführung sehr wichtig. Lob und Kritik des Mitarbeiters, welche sich aus den Fragen ergeben, müssen Sie nicht teilen. Dennoch ist es ist in Ihrem Interesse, den Standpunkt des Beschäftigten zu kennen.
Bevor nun Sie selbst Kritikpunkte hervorbringen, sollten Sie Ihren Angestellten zunächst loben und geben ihm ein positives Feedback. Führen Sie dafür konkrete Beispiele an: Wann hat der Mitarbeiter so gehandelt, dass Kunden oder Interne zufrieden waren? Im nächsten Schritt kann Kritik folgen: Wo sind Sie oder Ihr Mitarbeiter unzufrieden? Was kann man verbessern?
Achten Sie allerdings darauf, dass Sie Ihre Kritikpunkte in Maßen vorbringen. Lob und Tadel sollten im Gleichgewicht sein. Außerdem ist mit direkter Kritik und einhergehenden Forderungen wie z. B. „Das muss sich ändern“, selten etwas gewonnen, denn der Arbeitnehmer wird solche nur schwer umsetzen können. Formulieren Sie besser „Wünsche“:
Leiten Sie aus den Kritikpunkten konkrete Wünsche ab und machen Sie diese an einem expliziten Beispiel fest: „Mir ist aufgefallen, dass Sie im Kundenumgang mit Max Mustermann dieses und jenes … Ich würde mir daher wünschen, dass es sich wie folgt ändert“. Äußern Sie anschließend konkrete Vorschläge und Möglichkeiten, um die Änderung positiv herbeizuführen. Nachdem Sie einen Wunsch vorgebracht haben, sollten Sie Ihrem Gegenüber selbst auch die Möglichkeit geben, Gleiches zu tun.
Fragen Sie umgekehrt nach den Wünschen Ihres Mitarbeiters. Dies können z. B. bessere Büroausstattung oder Weiterbildungen sein. Vielleicht sagt der Mitarbeiter in diesem Moment offen heraus, dass ihm eine bestimmte Tätigkeit Probleme bereitet und er deswegen gern eine Schulung in diesem Gebiet hätte, um sich zu verbessern. Gehen Sie individuell auf Ihre Mitarbeiter ein.
Konfliktthemen lassen sich leicht mit Gegenfragen managen: Es hilft hierbei, die Perspektive des Anderen einzunehmen, um mehr Verständnis für die Situation zu bekommen. Empathie führt dazu, bereitwilliger auf Konfliktlösungen einzugehen. Beiden Parteien sollten Kritik als Chance begreifen. Das Gleichgewicht aus Fordern und Fördern sorgt dafür, dass Menschen sich im Unternehmen positiv entwickeln. Darauf sollte im Gespräch auch Ihr Fokus liegen, um eine konstante und positive Potenzialentwicklung herbeizuführen.
Thomas Hoffmann
Thomas Hoffmann ist 1964 in Berlin geboren und aufgewachsen. Nach seinem Abitur studierte er Germanistik und Amerikanistik und arbeitete daraufhin als freier Journalist und Übersetzer. Im Zuge dieser Tätigkeit kam er in Kontakt mit betriebswirtschaftlichen Themen und eignete sich ein umfangreiches Wissen an. Spezialisiert hat er sich auf Themen rund um Existenzgründung, Buchhaltung und Personalführung.
Autor, Berater und Keynote Speaker
