Die ungeschönte Wahrheit über deine Stundenkalkulation
Gastbeitrag von Unternehmer und Querdenker Matthias Barth von startworks.de
Sich vor dem Start in die Selbständigkeit reich zu rechnen ist sehr sehr einfach. Du siehst die Zahlen in deiner Kalkulation. Wahrscheinlich nutzt du dazu eine Excel-Tabelle und spielst ein wenig mit den Werten. Und plötzlich scheint das Schlaraffenland erstaunlich nah:
„Wenn ich wie bisher 160 Stunden im Monat arbeite, verdiene ich richtig gut.“
„Wenn ich 1.000 Stück verkaufe habe ich meine Kosten drin. Und bei 10.000 …. WOW!“
Nur: Egal wie effizient du arbeitest, du wirst niemals 160 Stunden im Monat abrechnen können. Und wenn du dir erst einmal deine Wohnung mit 10.000 Exemplaren deines geplanten Verkaufsschlagers vollgestellt hast, wirst du feststellen, dass es gar nicht so leicht ist, allein 100 Stück an den Mann zu bringen.
Es gibt jedoch einen gravierenden Unterschied zwischen Dienstleistern und Produktherstellern. Wer 10.000 Stück produzieren lässt, hat meist richtig gerechnet. Je höher das Volumen, desto geringer der Stückpreis, desto höher die Marge. Er hat also vor allem ein Vermarktungsproblem.
Dienstleister tun sich meist viel schwerer, richtig zu kalkulieren. Der Skaleneffekt fällt hier weg. Dafür unterschätzen Dienstleister ihren Aufwand oft massiv und überschätzen die Menge an Stunden, die sie tatsächlich in Rechnung stellen können.
Diese Probleme kenne ich selbst nur zu gut aus eigener Erfahrung. Deshalb möchte ich mit diesem Kapitel speziell den Dienstleistern helfen. Wenn du vorhast, ein Produkt zu verkaufen, solltest du diesen Teil dennoch nicht überspringen. Auch Produktanbieter bieten oft ergänzende Services und Dienstleistungen auf Honorar-Basis und sollten hier entsprechend gut kalkulieren.
Wie viele Stunden kann ich überhaupt verkaufen?
Zuerst stellt sich die Frage, wie viele Stunden du im Monat verkaufen kannst. Darin steckt schon die erste Falle. Nicht jeder Monat ist gleich. Mal bist du voll ausgelastet, mal ist die Nachfrage gering. Zudem verteilen sich über das Jahr diverse Anlässe, zu denen du nicht arbeiten kannst:
Das können Fortbildungen sein, Krankheit oder auch einfach nur mal der längst überfällige Urlaub. Hinzu kommen administrative Aufgaben, Buchhaltung, Marketing und Vertrieb sowie Service-Leistungen, die du nicht in Rechnung stellen kannst. Auch für die Entwicklung deines Geschäftsmodells solltest du dir zumindest ein paar Stunden im Monat nehmen.
Ich gehe davon aus, dass du dich am Wochenende und an Feiertagen erholen möchtest. Auch solltest du nicht mehr als 8 Stunden am Tag arbeiten, um deine Produktivität zu erhalten. Von 365 Tagen im Jahr mit insgesamt 8.760 Stunden bleiben so erstaunlich wenig Stunden übrig, an denen du überhaupt für Geld arbeiten kannst:
| Tätigkeit | Tage im Jahr | Arbeitsstunden im Jahr |
| Tage im Jahr | 365 | 2920 |
| Davon Wochenenden und Feiertage | -113 | -904 |
| Urlaubstage | -30 | -240 |
| Krankheitstage | -5 | -40 |
| Fortbildung | -5 | -40 |
| Messen / Events / Geschäftsreisen | -5 | -40 |
| Echte Arbeitstage / -stunden | 207 | 1656 |
Nach Abzug der Nicht-Bürotage bleiben 207 Tage und somit 1656 Arbeitsstunden im Jahr, in denen du für Geld arbeiten könntest. Macht immerhin knapp 139 Stunden im Monat. Doch auch davon geht eine ganze Menge weg:
| Tätigkeit | Tage im Jahr | Arbeitsstunden im Jahr |
| Echte Arbeitstage | 207 | 1656 |
| Buchhaltung und Büroorganisation | -12 | -96 |
| Geschäftsentwicklung und Planung | -12 | -96 |
| Kontaktpflege zu Partnern und Networking | -12 | -96 |
| Marketing und Vertrieb | -24 | -192 |
| Serviceleistungen und Reklamationen | -24 | -192 |
| Verrechenbare Zeiten | 123 | 984 |
| Durchschnittliche Auslastung 80% | 98,4 | 787,2 |
787 Stunden. So viel kannst du im Jahr abrechnen, wenn dein Laden richtig brummt. Dabei sind die 20 % Ausfall noch relativ gering angesetzt. Diesen Wert erreichst du nur mit hoher Nachfrage und einem erstklassigen Angebot.
Selbst wenn dir die Leute die Bude einrennen, wirst du immer Ausfälle haben. Kunden sagen kurzfristig ab oder kommen einfach nicht. Lücken in deinem Zeitplan bekommst du nicht gefüllt. Oder die Nachfrage sinkt im Sommer, weil viele deiner Kunden im Urlaub sind.
Natürlich kannst du mehr Arbeitsstunden schieben, wenn die Nachfrage hoch ist und deinen Urlaub in die Zeiten geringer Nachfrage verlegen. So kannst du noch ein paar Stunden zusätzlich in Rechnung stellen. Aber für deine Kalkulation sind 800 Stunden im Jahr eine realistische Ausgangsbasis.
Das macht gerade mal 67 Stunden im Monat – obwohl du Vollzeit 160 Stunden arbeitest. Auch ich habe zu Beginn mehr erwartet und mit 80 Stunden kalkuliert. In Folge war meine Kalkulation um 15 % zu niedrig.
Ziemlich ernüchternd, oder?
In dieser einfachen Rechnung steckt die Ursache für den sprichwörtlichen Selbstständigen, der selbst und ständig arbeitet. Wenn du deinen Stundensatz auf falschen Annahmen aufgebaut hast, musst du dich tatsächlich zu Tode arbeiten, um am Ende von deinem Einkommen leben zu können.
Wie viel möchtest du verdienen?
Wie hoch ist denn das Netto-Einkommen, das du anstrebst? Eine erste Orientierung bietet der Vergleich mit einem Angestellten, der dieselbe Arbeit macht. So viel wie ein Angestellter möchtest du schließlich mindestens in der Tasche haben. Eher mehr – sonst lohnen sich das Risiko und die Entbehrungen der Selbständigkeit nicht.
Auf dein Wunschgehalt schlägst du noch deine Ausgaben und die Steuern oben drauf und schon hast du die Summe, die im Monat rum kommen sollte. Was so einfach klingt, hat seine Tücken. Denn gerade bei den Ausgaben übersiehst du schnell einige Posten.
Der Start in die Selbständigkeit ist noch mit relativ geringen Ausgaben verbunden. Aber je länger du deiner Tätigkeit nachgehst, desto höher werden deine Ausgaben. Der Grund ist, dass du dein Unternehmen weiter entwickelst und dir immer mehr professionelle Tools und Unterstützung an Bord holst.
Zwar ist es möglich, ein Dienstleistungsunternehmen im Home Office für unter 100 Euro zu starten. Aber das bleibt nicht lange so. Deine Einnahmen müssen daher auch das geplante Wachstum tragen.
Natürlich ist die Kalkulation für jedes Unternehmen individuell. Aber die Posten ähneln sich dennoch sehr. Ich will dir hier als Beispiel meine eigene Kalkulation vorstellen:
1. Dein Wunschgehalt
Vor meiner Selbstständigkeit habe ich als Art Director monatlich etwa 2100 Euro Netto mit nach Hause genommen. Nach dem Gehaltsreport für Designer und Kreative ist das in München guter Durchschnitt. In Zukunft sollte das etwas mehr werden. Ich habe mir zum Start bescheidene 2.500 Euro als Ziel gesetzt:
Wunschgehalt: 2.500 Euro netto im Monat
2. Deine Ausgaben
Hier wird es spannend. Denn solange du nicht gestartet bist, hast du noch nicht alle Ausgaben im Blick. Sehr wahrscheinlich, dass du hier etwas vergisst.
Marketing
Die Marketingkosten sind in meinem Beispiel relativ gering. Mein Blog verursacht nur geringe monatliche Kosten und die Wartung der Website übernehme ich selbst. Der größte Punkt ist eine professionelle E-Mail-Marketing-Software, die ich seit kurzem im Einsatz habe:
| Tätigkeit | Monatlich | Jährlich |
| Wunschgehalt (netto) | 2500,00 € | 30000,00 € |
| Visitenkarten, Briefpapier, Werbemittel | 50,00 € | 600,00 € |
| Website Hosting | 20,00 € | 240,00 € |
| Eintrittsgelder zu Messen und Networking-Events | 25,00 € | 300,00 € |
| E-Mail-Marketing und Marketing-Automation-Tools | 200,00 € | 2400,00 € |
| Einladungen, Bewirtungskosten | 40,00 € | 480,00 € |
| Zwischensumme | 2835,00 € | 34020,00 € |
Kommunikation
Auch diese Ausgaben sind moderat. Schnelles Internet und günstige Telefontarife sind heutzutage glücklicherweise Standard:
| Tätigkeit | Monatlich | Jährlich |
| Übertrag | 2835,00 € | 34020,00 € |
| Internet + Festnetz | 30,00 € | 360,00 € |
| Handyvertrag | 26,00 € | 312,00 € |
| Porto | 10,00 € | 120,00 € |
| Skype | 20,00 € | 240,00 € |
| Zwischensumme | 2921,00 € | 35052,00 € |
Organisation
Falls du deine Steuer selbst in die Hand nehmen willst, kannst du das natürlich tun. Für mich war das ein Posten, den ich von Anfang an abgeben wollte. Hinzu kommen bei mir noch geringe Fahrtkosten sowie ein wenig Bürobedarf.
| Tätigkeit | Monatlich | Jährlich |
| Übertrag | 2921,00 € | 35052,00 € |
| Buchhaltung | 30,00 € | 360,00 € |
| Jährliche Steuererklärung | 25,00 € | 300,00 € |
| Fahrten mit Öffentlichen und privatem KFZ | 50,00 € | 600,00 € |
| Bürobedarf | 25,00 € | 300,00 € |
| Zwischensumme | 3051,00 € | 36612,00 € |
Software
Der Computer ist für mich das wichtigste Arbeitsgerät – wie in den meisten Berufen heutzutage. Daher kommen einige Ausgaben für die entsprechende Software hinzu. Doch auch die halten sich im Rahmen:
| Tätigkeit | Monatlich | Jährlich |
| Übertrag | 3051,00 € | 36612,00 € |
| Design-Software Creative Suite | 50,00 € | 600,00 € |
| Microsoft Office | 10,00 € | 120,00 € |
| Rechnungsprogramm Fastbill | 9,00 € | 108,00 € |
| Dropbox | 5,00 € | 60,00 € |
| Zwischensumme | 3125,00 € | 37500,00 € |
Hardware
Als Einzelunternehmer starten viele starten mit ihrem privaten Equipment. Doch auch wenn du schon einen leistungsstarken Computer, Drucker, etc. zu Hause hast: Die Ausgaben kommen wieder. Nach drei Jahren sind die meisten Geräte nicht mehr zeitgemäß und werden ersetzt.
Auch wenn manche Geräte länger halten, gehen andere dafür vor ihrer Zeit kaputt oder genügen nicht mehr deinen Ansprüchen. Deshalb rechne ich die Neuanschaffung der Hardware jedes Jahr zu einem Drittel des Neupreisen mit ein:
| Monatlich (gerundet) | Jährlich (gerundet) | |
| Übertrag | 3125,00 € | 37140,00 € |
| Desktop-Computer (1.800 Euro) | 50,00 € | 600,00 € |
| Laptop (1.115 Euro) | 31,00 € | 372,00 € |
| Multifunktionsdrucker (360 Euro) | 10,00 € | 120,00 € |
| Handy (720 Euro) | 20,00 € | 240,00 € |
| Tablet-Comuter (610 Euro) | 17,00 € | 204,00 € |
| Kamera (396 Euro) | 11,00 € | 132,00 € |
| Externes Datenbackup (289 Euro) | 8,00 € | 96,00 € |
| Zwischensumme | 3272,00 € | 38904,00 € |
Büro
Ich arbeite zwar im Home Office, aber das heißt nicht, dass dabei keine Ausgaben entstehen. Du knappst dir schließlich den Raum von deiner Wohnung ab. Wenn du diese Kosten privat übernimmst, stimmt deine Kalkulation nicht.
Zudem werden deine Ansprüche mit der Zeit steigen. Genügt dir anfangs vielleicht noch der Esstisch, möchtest du früher oder später einen eigenen Raum, in dem du dich zum Arbeiten zurückziehen kannst. Und kommt doch irgendwann der Umzug in ein eigenes Büro, ersparst du dir so den Ausgabenschock.
| Monatlich | Jährlich | |
| Übertrag | 3272,00 € | 38904,00 € |
| Eigenes Büro (15 qm) | 200,00 € | 2400,00 € |
| Miete für Besprechungsraum in Shared Office | 50,00 € | 600,00 € |
| Zwischensumme | 3522,00 € | 41904,00 € |
Das was bleibt
Nachdem du alle relevanten monatlichen Ausgaben gezählt hast, stellt sich die Frage: „War´s das?“ Leider noch nicht. Denn in dieser Konstellation erwirtschaftet dein Unternehmen weder Gewinne, noch kannst du Rücklagen bilden.
Die Gewinne dienen dazu, Investitionen zu stemmen und dein Unternehmen so auf Wachstumskurs zu halten. Nach einem Jahr ist vielleicht eine professionelle Website wichtig. Oder du willst dein Corporate Design ausarbeiten, damit deine Unterlagen nicht nach Kraut und Rüben aussehen. Oder du investierst in das wichtigste Kapital deines Unternehmens: dich selbst. Regelmäßige Fortbildungen sollten auf jeden Fall auf deiner To-Do-Liste stehen.
Die Rücklagen hingegen dienen dazu, schlechte Zeiten zu überstehen. Es gibt immer Rückschläge im Geschäft, die in einer Durststrecke münden können: Ein wichtiger Lieferant springt ab und du kannst deine Kunden nicht bedienen. Ein Großkunde zahlt nicht. Ein Projekt geht schief und du musst dafür haften. Die Berufshaftpflicht bezahlt zwar in der Regel den Schaden, nicht aber die Stunden, die du investieren musst, um die Kohlen wieder aus dem Feuer zu holen.
Sowohl Rücklagen als auch Gewinne solltest du mit je mindestens 10 % kalkulieren:
| Monatlich | Jährlich | |
| Übertrag | 3522,00 € | 41904,00 € |
| Rücklagen (10 %) | 350,00 € | 4200,00 € |
| Gewinne (10 %) | 350,00 € | 4200,00 € |
| Zwischensumme | 4222,00 € | 50304,00 € |
Spenden
Zu guter Letzt bin ich ein Mensch, der gerne etwas abgibt, wenn es mir gut geht. Ich sehe darin sogar nicht nur eine reine Wohltätigkeit. Ich glaube, es ist auch gut für das Geschäft. Die Bereitschaft zu geben, ohne eine direkte Gegenleistung zu verlangen, wird zwar von manchen auch ausgenutzt. Doch machst du dir so auch viele Freunde. Reziprozität ist ein mächtiger Hebel.
Hier findest du Hilfsprojekte, die mir am Herzen liegen und das Geld sinnvoll investieren:
Deutsches Zentralinstitut für soziale Fragen (alle geprüften Hilfsorganisationen im Überblick)
Givewell (Rangliste der Organisationen, wo 1 Euro die größte Wirkung hat)
3. Steuern und Versicherungen
Trotz Home Office und moderater Ausgaben sind aus deinen 2.500 Euro Wunschgehalt nun schon 4.200 Euro geworden, die du erwirtschaften musst.
Leider war das noch nicht alles. Denn der Staat möchte auch an deinem Unternehmen mitverdienen. Zudem kommt noch die Krankenversicherung auf dich zu, die du ab jetzt selbst überweisen musst. Immerhin die Arbeitslosenversicherung sparst du dir, wobei du dich auf Wunsch noch freiwillig versichern kannst.
Auch die gesetzliche Rentenversicherungspflicht fällt für dich als Selbstständiger weg. Falls du nicht vorhast, bis 90 zu arbeiten, musst du dich nun selbst um deine Vorsorge kümmern.
Absolut essentiell ist eine Berufshaftpflicht, die zum Glück sehr günstig zu erwerben ist. Eine Überlegung wert ist eine Berufsunfähigkeitsversicherung. Da diese für Angestellte wie für Selbständige sinnvoll sein kann, habe ich sie in der Kalkulation nicht berücksichtigt.
Folgende Kosten kommen also noch zu deiner Kalkulation hinzu. Da du deine Ausgaben steuerlich geltend machen kannst, sind hier nur die Überschüsse von Bedeutung:
| Monatlich | Jährlich | |
| Gehalt (netto) | 2500,00 € | 30000,00 € |
| Rücklagen (10 %) | 350,00 € | 4200,00 € |
| Gewinne (10 %) | 350,00 € | 4200,00 € |
| Zwischensumme | 3200,00 € | 38400,00 € |
| Einkommenssteuer (ca. 25 %)* | 800,00 € | 9600,00 € |
| Solidaritätszuschlag (3 %) | 96,00 € | 1152,00 € |
| Ggf. Kirchensteuer (entfällt bei mir, sonst 5 %) | 0,00 € | 0,00 € |
| Kranken- und Pflegeversicherung (14,5 %) | 464,00 € | 5568,00 € |
| Private Altersvorsorge | 320,00 € | 3840,00 € |
| Haftpflichtversicherung | 10,00 € | 120,00 € |
| Summe Steuern und Versicherungen | 1690,00 € | 20280,00 € |
* = Variiert je nach Höhe deines Einkommens und der Summe der absetzbaren Kosten, die du hast. Es gibt Online-Rechner, in denen du deine eigenen Zahlen eintragen und den zu erwartenden Steuersatz herausfinden kannst.
Die Stunde der Wahrheit
Wie viel musst du denn nun tatsächlich im Monat umsetzen, um 2.500 Euro Wunscheinkommen zu erzielen? Dazu müssen wir nur noch alle Posten zusammenfassen:
| Monatlich | Jährlich | |
| Wunschgehalt (netto) | 2500,00 € | 30000,00 € |
| Rücklagen (10 %) | 350,00 € | 4200,00 € |
| Gewinne (10 %) | 350,00 € | 4200,00 € |
| Summe Betriebsausgaben | 1722,00 € | 20664,00 € |
| Summe Steuern, Versicherungen, Altersvorsorge | 1690,00 € | 20280,00 € |
| Zwischensumme | 6612,00 € | 79344,00 € |
Runden wir die Summe zum Schluss noch um ein paar Spenden auf, kommst du auf 80.000 Euro Jahresumsatz. Diese Zahl muss ich erwirtschaften, damit mir 2.500 Euro im Monat privat bleiben. Harter Tobak, nicht wahr?
Bei knapp 800 Arbeitsstunden, die ich verrechnen kann, sollte mein durchschnittlicher Stundenlohn knapp über 100 Euro liegen. Nicht zu vergessen: Auf alle diese Zahlen kommt noch die Mehrwertsteuer oben drauf, die du an Vater Staat durchreichst.
Natürlich kann es sein, dass diese Rechnung für dich ganz anders ausfällt. Vielleicht kommst du mit geringeren Ausgaben zurecht und schaffst dabei, etwas mehr Stunden zu verkaufen. Dann können auch 70 bis 80 Euro Stundenlohn schon das gewünschte Ergebnis herbeiführen. Solltest du darunter liegen, droht dir die Selbstausbeutung.
Ohnehin sollte deine Frage nicht lauten: Wie schaffe ich es, meinen Stundenlohn auf ein Niveau zu drücken, um möglichst billig zu sein. Die viel wichtigere Frage ist: Wie kann ich meinen Wert erhöhen, so dass 100 Euro oder mehr in der Stunde kein Problem sind?
Mit dieser Frage kennt sich niemand besser aus als Roman Kmenta. Deshalb habe ich ihn gebeten, ein wenig Licht ins Preis-Dunkel zu bringen. Im nächsten Kapitel findest du zahlreiche Strategien, wie du den richtigen Preis für dein Angebot findest.
Dieser Gastbeitrag ist ein Auszug aus Matthias Barths neuem Buch How To Start Smart – Wie du dein Business von Grund auf designst und erfolgreich startest. Mehr dazu auf how-to-start-smart.de
Über den Autor
Hi, ich bin Matthias Barth – von Beruf Designer, von ganzem Herzen Unternehmer und Querdenker. Nachdem mich die Werbewelt nach sieben Jahren als Art Director nicht mehr ausgefüllt hat, habe ich 2014 neue Herausforderungen gesucht. Seitdem berate und begleite ich Gründer und junge Unternehmen dabei, ihre Marke zu entwickeln – und die Welt zu verändern. Tipps dafür findest du in meinem Blog auf www.startworks.de.
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