Gastbeitrag von Jörg Roos, Unternehmer und 5-Sterne-Controller

Sind Ihre Vertriebsprozesse profitabel?

Wie sieht es bei Ihnen aus? Als Unternehmer haben Sie ja ganz sicher auch eine Vertriebsmannschaft, oder? Vielleicht vertreiben Sie Ihre Produkte auch selbst. Aber sind Sie sich auch wirklich sicher, dass Sie den Vertrieb in Ihrem Unternehmen auch zu 100% im Griff haben?

Also, wissen Sie, dass die Vertriebsprozesse wirklich profitabel und effizient gestaltet sind?

Sind Sie wirklich sicher, dass Sie nicht an irgendeiner Stelle im Vertrieb mehr Geld ausgeben, als Sie einnehmen?

Nein, es reicht jetzt hier nicht, wenn Sie „nur“ der Meinung sind, dass in Ihrem Vertrieb alles rund läuft. Wissen Sie es, oder haben Sie nur ein gutes Bauchgefühl, dass alles ok ist?

Wissen Sie, die meisten Unternehmen werden auch heute noch nach „gutem Bauchgefühl“ gesteuert.

Das kann mehrere Gründe haben. Häufig werden hier aber die folgenden genannt:

• Keine Zeit, sich auch noch mit dem Erstellen und der Auswertung von Reports zu beschäftigen.
• Keine Lust, sich auf die Zahlenwelt des eigenen Unternehmens einzulassen.
• Keine Ahnung, welche Kennzahlen (außer dem Umsatz) überhaupt wichtig sein könnten und wie man diese erhebt.

Wir sind uns ja sicher schnell einig, dass die Vertriebssteuerung ein ganz wesentlicher Teil der gesamten Unternehmenssteuerung ausmacht, oder? Ist es dann sehr gewagt von mir anzunehmen, dass Sie auch in Ihrer sonstigen Unternehmenssteuerung komplett auf Kennzahlen verzichten?

Ertappt?

Ok, dann sind Sie wohl so etwas, wie ein „Überzeugungstäter“, der sein Unternehmen nach dem Motto „Management by Bauchgefühl“ führt. Wenn Sie von diesem Weg wirklich überzeugt sind, dann sind Sie damit in der Vergangenheit vermutlich sehr gut gefahren. Logisch, dass eher keine Veranlassung sehen, daran etwas zu ändern.

Richtig?

Das ist fein und ich kann Sie sogar verstehen. Aber wenn Sie Ihrem Bauchgefühl die Steuerung Ihres Unternehmens überlassen, laufen Sie nach meiner Erfahrung auch Gefahr der Passagier in Ihrem eigenen Boot zu werden – und zwar ohne echte Möglichkeit das Lenkrad zwischen Ihre Hände zu bekommen.

Das ist jetzt kein so schöner Gedanke, oder?

Eben, deshalb nenne ich diese Art der Unternehmensführung auch gerne „Management by Accident“ (MbA)? 🙂

Darum sollten Sie MbA lieber dem Wettbewerb überlassen

Egal in welcher Branche Sie auch tätig sind. Ich kenne im Grunde keine Branche, die nicht immer schneller, anspruchsvoller ja sogar „härter“ wird. Der Preis- und Wettbewerbsdruck nimmt beinahe täglich spürbar zu. Die Kunden haben immer weniger Zeit.

Auch Ihre Lieferanten scheinen mehr für das eigene „Budget“ zu arbeiten, als an einer wirklich guten Zusammenarbeit interessiert zu sein. Das gilt aber auch für Sie und Ihren Vertrieb. Denn auch hier ist ja immer weniger Zeit vorhanden. Ich gehe aber davon aus, dass Sie dies Ihre Kunden (hoffentlich) nicht spüren lassen.

Klar, der Kundenwunsch wird besprochen und hoffentlich erfüllt, aber für den formlosen Schnack bleibt dann irgendwie doch nicht mehr Zeit. Richtig?

Das heißt dann aber auch, dass die Kundenkontaktzeit auf ein deutlich geringeres Niveau gesunken ist.

Können Sie sich vorstellen, dass dieses weniger an Zeit, dann auch Einfluss auf Ihr Bauchgefühl haben könnte?

Könnte es sein, dass Sie sich vor allem deshalb in der Vergangenheit auf Ihr Bauchgefühl verlassen konnten, weil Sie dann doch mal einen Kaffee mehr mit Ihren Kunden getrunken haben?

Das ist erstmal nur ein Grund, aber ein entscheidender. Allein deshalb rate ich Ihnen auch, ab sofort MbA Ihrem Wettbewerb zu überlassen und stattdessen Ihren Vertrieb (zusätzlich) Kennzahlenorientiert zu führen.

Einverstanden?

Gut, dann lassen Sie uns doch mal gemeinsam überlegen, welche Kennzahlen für Ihren Vertrieb auf jeden Fall im Blick haben sollten.

Die TOP 5 Kennzahlen für den erfolgreichen Vertrieb

1. Das Pareto-Prinzip
   Jetzt haben wir schon viel über Ihre Kundenbeziehung gesprochen. Natürlich werde ich Ihnen jetzt hier auch eine entsprechende Kennzahl empfehlen. Wenn wir es ganz eng nehmen, dann sind das sogar zwei Kennzahlen, aber beide gehören ganz eng zusammen und haben am Ende ein gemeinsames Ziel. Kennen Sie das Pareto-Prinzip?
    
   Demnach werden Sie mit rd. 20% Ihrer Kunden 80 % Ihres Umsatzes machen. Das ist natürlich nicht immer ganz exakt so, aber in etwa. Ich möchte Sie also einladen, herauszufinden, mit wieviel Prozent Ihrer Kunden machen Sie 80% Ihres Umsatzes. Und wenn Sie diese Kennzahl schon ermitteln, dann erstellen Sie auch gleich eine Liste mit diesen Kunden. Diese Kunden sind nämlich offenbar ganz wichtig für Ihren Unternehmenserfolg!

   Aber der Clou kommt jetzt in der zweiten Kundenkennzahl. Das Pareto-Prinzip gilt bei Ihren Kunden nämlich auch in einer anderen Richtung. In aller Regel werden Sie bzw. Ihr Vertriebsteam 80% der Arbeitszeit mit ebenfalls 20% aller Kunden verbringen. Auch hier gilt das wieder als Näherungswert. Wie sieht dieser bei Ihnen aus?

   Erstellen Sie wieder eine Liste dieser Kunden, die besonders „zeitintensiv“ sind. Es ist ok, wenn sich die Liste dieser Kunden mit Ihrer ersten Kundenliste decken würde. Wetten, dass dies nicht der Fall ist? Vermutlich sogar in den allermeisten Fällen werden die zeitintensiven Kunden nicht auf der Liste Ihrer umsatzstärksten Kunden auftauchen.
    
   Das sind zeitraubende Kunden, die Sie nicht mir zeitintensiven Kunden verwechseln sollten. Hier sollten Sie zwingend geeignete Maßnahmen einleiten. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Ihr Vertriebsteam gewinnen würde, wenn Sie hier entweder „aussortieren“ oder Automatisierungsmöglichkeiten finden würden.

   Kennen Sie den Spruch „Erst schneiden, dann wachsen“?

   Könnte es sich positiv auf Ihren Umsatz und Profit auswirken, wenn Ihr Vertriebsteam diese „gewonnene Zeit“ in wirklich wichtige Kunden investieren würde?

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2. Die Auftragsreichweite
   Sobald Ihr Vertriebsteam Aufträge bei Ihren Kunden schreibt, entsteht irgendwann in der Zukunft dann auch Umsatz in Ihrer GuV (= Gewinn und Verlustrechnung). Das ist ja das Ziel und das „irgendwann“ hängt nun entscheidend von Ihrem Business ab.Sollten Sie hierzu keine Aussage sinnvoll treffen können, dann arbeiten Sie einfach mit folgender Gleichung, die eine gleichmäßige Verteilung der Auftragsbearbeitungsdauer voraussetzt:
   Auftragsreichweite = (Auftragsbestand in EUR : Umsatz der letzten 12 Monate) x 360

   Diese Kennzahl ist deshalb wichtig, weil sie Ihnen ein Gefühl gibt, wie weit in die Zukunft die bereits „geschriebenen“ Aufträge ausreichen, um zum Beispiel auch zukünftige Kosten zu decken. Ermitteln Sie also Ihre Auftragsreichweite.

   Wenn Sie diese dann mit der durchschnittlichen Zahlungsfrist kombinieren, die Sie Ihren Kunden gewähren, erhalten Sie so einen sehr guten Indikator für Ihre Liquiditätsplanung……

3. Der Break-Event-Point
   Sinn und Zweck Ihres Unternehmens ist es ja eigentlich, dass Sie dem Kunden einen besonderen Nutzen stiften. Aber natürlich wollen Sie dies nicht aus reiner Nächstenliebe tun, sondern Sie möchten mit Ihrem Unternehmen auch Geld verdienen. Und mit Geld verdienen meinen wir nicht den Umsatz, denn das ist nur der wesentliche Geldeinnahmestrom.
    
   Nein, mit Geld verdienen meine ich, was „unterm Strich“ übrigbleibt.Also der Betrag, wo vom Umsatz die Kosten abgezogen sind und zwar alle.Da wir uns hier sicher ganz schnell einig sind, werden Sie auch sofort einsehen, dass nicht ab dem ersten EURO Geld verdient wird, da ja eben noch ganz viele Kosten anfallen. Aber ab irgendeinem Punkt, sind alle Kosten gedeckt. Jeder Euro der zusätzlich in Ihre „Kasse“ strömt sorgt für einen Gewinn.

   Das ist der sog. Break-Even-Point (BEP). Diese Kennzahl sollten Sie unbedingt im Auge haben. Stellen Sie sich das Gefühl vor, wenn es zum Beispiel der 13. April ist und Sie wissen, dass bereits der BEP erreicht und ab jetzt bis zum 30. April wirklich Geld verdient wird. Würde Sie das etwas ruhiger sein lassen?

4. Die Vertriebsquote
   Wissen Sie eigentlich, ob Ihr Vertrieb effizient aufgestellt ist? Damit meine ich, wissen Sie wieviel Geld Sie in den Vertrieb Ihrer Produkte investieren und wie hoch der entsprechende Umsatz ist? Dieses Verhältnis beschreibt die sog. Vertriebsquote.
    
   Das Schöne an der Vertriebsquote ist, dass Sie diese je nach Ihrer Unternehmens- / Vertriebsstruktur auch auf Teilbereiche anwenden können.So könnte Innendienst und Außendienst eine geeignete Unterscheidung sein, oder wenn Sie sehr verschiedene Produktgruppen verkaufen, auch eine Unterscheidung nach diesen. Überlegen Sie, was sich hier für Ihr Unternehmen anbietet.Sie denken: „Schön, dann habe ich eine Zahl, und was mache ich dann damit?“

   Suchen Sie den Vergleich mit befreundeten Unternehmen. Eventuell kann Ihnen die IHK oder ein Branchenverband Vergleichszahlen zur Verfügung stellen. Wenn Sie dann Ihre Vertriebsquote den Vergleichszahlen gegenüberstellen, werden ganz sicher spannende Fragen in Ihrem Kopf auftauchen. Nicht selten finden Unternehmer gerade durch ein solches „Benchmarking“ (so nennt man den betriebsübergreifenden Vergleich) auf ineffiziente Prozesse und/oder Strukturen aufmerksam.

5. Die Stornoquote
   Eigentlich mag man gerade als Unternehmer dieses Thema, dass ich mir jetzt noch ausgesucht habe, gar nicht. Wenn es ginge, würden Sie dies ganz bestimmt einfach verbieten/ausschließen wollen. Aber auch das „Unternehmerleben“ ist nun mal kein Ponyhof.
    
   Ein Teil Ihrer Kunden wird mit Ihren Produkten nicht zufrieden sein, oder sind aus anderem Grund nicht glücklich. Jedenfalls werden ein paar Kunden den bereits erteilten Auftrag wieder stornieren.Wenn Sie also nun die Summe aller Stornierungen in EUR dem Gesamtumsatz in EUR gegenüberstellen, dann ergibt sich eine wertbasierte Stornoquote.
    
   Natürlich können Sie dies auch mit der Anzahl der Aufträge machen. Das macht dann Sinn, wenn die Auftragsvolumina extrem stark schwanken. Gibt es hingegen ein „typisches Auftragsvolumen in EUR“ sollten sich diese beiden Quoten stark ähneln.Warum ist das spannend? Naja, weil eine Stornierung auch immer ein ganz geeigneter Indikator für die Zufriedenheit der Kunden ist. Leichte Schwankungen sind normal.

   Wenn aber die Stornoquote mal wirklich ausreißt, oder über einen längeren Zeitraum konsequent ansteigt, dann ist es sinnvoll diese Quote eingehend zu untersuchen. Eventuell kommen Sie einer schleichenden Fehlentwicklung so leichter auf die Spur….

Es gibt natürlich noch eine ganze Menge mehr an Kennzahlen. Aber gerade, wenn Sie Ihren Vertrieb bisher gar nicht auf Basis gesteuert haben, empfehle ich Ihnen nicht direkt die ganz große Keule rauszuholen und z.B. 20 Kennzahlen einzuführen.

Auch hier gilt: Fokus auf das Wesentliche ist der Königsweg. Ich halte diese 5 Kennzahlen für besonders wichtig und eigentlich auch für jedes Unternehmen für anwendbar. Vielleicht dürfen Sie manchmal „etwas kreativer“ an die Ausgestaltung herangehen.

In jedem Fall werden die Ergebnisse dieser Vertriebskennzahlen einen ganz wesentlichen Beitrag dazu leisten, dass Sie MbA hinter sich lassen und stattdessen auf eine bewusste und zielgerichtete Unternehmenssteuerung setzen. Viel Erfolg dabei!

Wie sieht es aus bei Ihnen: Werden Sie ab heute Kennzahlen für Ihren Vertrieb einführen? Mit welcher werden Sie beginnen? Oder haben Sie besonders wichtige Ergänzungen, die Sie uns gerne mitteilen möchten? Dann schreiben Sie doch jetzt bitte Ihre Gedanken in den Kommentar. Ich freue mich schon, genau von Ihnen hier zu lesen!

 Autoreninfo:

Jörg Roos zeigt Ihnen als Unternehmer auf http://joerg-roos.com, wie Sie ihr Unternehmen bewusst und zielorientiert steuern und so mit Ihrer Business-Idee maximal erfolgreich werden.  Egal ob Sie ein StartUP-Business oder ein KMU führen, mit einem 5-Sterne-Controlling werden Sie Ihre Kunden und Investoren dauerhaft von Ihrem Unternehmen begeistern. Wenn Sie also nicht nur Unternehmer, sondern auch Erfolgsmaximierer sein wollen, dann sind Sie bei Jörg Roos genau richtig!

Im Übrigen ist er der Auffassung, dass ein 5-Sterne Controlling nicht nur Spaß machen darf, sondern auch jedes Unternehmen wirklich weiterbringt!

Fotos: Jörg Roos, Depositphotos